Viele Cybersicherheitsanbieter, insbesondere solche mit Schwerpunkt auf E-Mail-Schutz, nutzen inzwischen künstliche Intelligenz, um das Verhalten von E-Mails zu analysieren. Diese Technologien prüfen gleichzeitig mehrere Aspekte einer Nachricht: Absenderidentität, Aufbau und Ton des Inhalts sowie das Vorhandensein und die Beschaffenheit von Anhängen, Links und Bildern. Zeigt eine E-Mail verdächtige oder gefährliche Merkmale, wird sie automatisch gefiltert und blockiert, sodass sie niemals das Postfach des Empfängers erreicht.

Sehen wir uns an, wie Sie verhindern können, dass Ihre E-Mails abgelehnt werden.

Das erste Element, das Sie beachten sollten, sind Ihre technischen Einträge.

1. DMARC/SPF/DKIM-Einträge

DMARC, SPF und DKIM sind für die E-Mail-Zustellbarkeit unerlässlich und beeinflussen direkt, wie Spamfilter Ihre E-Mails prüfen.

a. SPF (Sender Policy Framework)

Funktion: Gibt an, welche Server berechtigt sind, E-Mails im Namen Ihrer Domain zu versenden.

Auswirkung auf die Zustellbarkeit:

• Wenn SPF fehlschlägt → hohes Risiko für Ablehnung oder Markierung als Spam.
• Gmail, Outlook, Yahoo und andere verwenden SPF-Ergebnisse zur Berechnung ihres Spam-Scores.

b. DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Funktion: Eine kryptografische Signatur, die garantiert, dass der Inhalt nach dem Versand nicht verändert wurde.

Auswirkung auf die Zustellbarkeit:

• Ohne DKIM betrachten moderne E-Mail-Anbieter die Nachricht „weniger vertrauenswürdig“.
• Eine gültige DKIM-Signatur verbessert den Anti-Spam-Score und stärkt das Vertrauen in die Domain.

c. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

Funktion: Gibt empfangenden Servern Anweisungen, wie sie vorgehen sollen, wenn SPF und/oder DKIM fehlschlagen.

Auswirkung auf die Zustellbarkeit:

• Ohne DMARC ist eine Domain anfällig für Spoofing → Filter sind möglicherweise misstrauischer.
• Mit korrekt konfiguriertem DMARC haben Sie deutlich bessere Chancen, Ausrichtungsprüfungen zu bestehen.

Auswirkungen auf die Spam-Filterung

Filter wie Gmail oder Microsoft kombinieren Authentifizierung, Reputation und Inhalt. Daraus folgt:

• Wenn SPF/DKIM fehlschlagen und DMARC streng ist → eine sofortige Ablehnung ist möglich.
• Wenn SPF/DKIM bestehen, aber DMARC fehlt → strengere Inhaltsfilterung und höhere Wahrscheinlichkeit, im Ordner „Werbung“ oder „Unerwünschte“ zu landen.

Zusammenfassung:

• SPF = wer zum Versand berechtigt ist.
• DKIM = die E-Mail wurde nicht verändert.

• DMARC = was zu tun ist, wenn die Authentifizierung fehlschlägt + Schutz vor Spoofing.

  → Zusammen fungieren diese drei als Ihr technischer „Reisepass“, um Filter zu passieren, bevor Ihr Inhalt überhaupt analysiert wird.

*strl: streng

Es ist daher entscheidend, eine korrekt konfigurierte Domain mit allen erforderlichen technischen Einträgen zu haben.

Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, können wir zum zweiten Punkt übergehen, der sich direkt auf die Qualität und den Inhalt Ihrer E-Mails bezieht.

2. Inhalt

Um eine gute Zustellbarkeit zu gewährleisten, scannen Spamfilter den Inhalt Ihrer E-Mails Wort für Wort, Bild für Bild und Link für Link.

Es gibt mehrere Fallen, die Sie vermeiden müssen. Sehen wir uns einige grundlegende Punkte an.

2.1 Absender-E-Mail-Adresse

Für eine gute Zustellbarkeit ist die Absender-E-Mail-Adresse genauso wichtig wie der Inhalt.

Spamfilter analysieren sowohl die Domain als auch das Format der Adresse.

E-Mails von Absendern oder Domains, die als unzuverlässig gelten oder mit Spam in Verbindung gebracht werden, werden automatisch gefiltert oder abgelehnt.

a. Verwenden Sie eine eigene, authentifizierte Domain

Wir raten dringend davon ab, kostenlose E-Mail-Adressen (wie @hotmail.com) für Massensendungen zu verwenden. Diese Adressen werden im E-Mail-Marketing allgemein schlecht wahrgenommen, und in einigen Fällen können Sicherheitsrichtlinien wie DMARC Ihre Nachrichten blockieren.

Verwenden Sie stattdessen Ihre eigene Domain (z. B. @company.com) mit korrekt konfigurierten SPF-, DKIM- und DMARC-Einträgen.

Vermeiden Sie außerdem die Verwendung von verdächtigen oder neu erstellten Subdomains (wie promo2025-mysite.com), da diese oft als wenig vertrauenswürdig gelten und schnell auf schwarze Listen geraten können.

b. No-reply@-Adressen

Vermeiden Sie die Verwendung von no-reply@-Adressen. Diese Adressen verhindern Antworten und schränken die Interaktion mit Ihren Empfängern ein, was die Engagement-Rate senkt und letztlich Ihrem Absender-Ruf schadet.

Wählen Sie stattdessen freundliche Adressen, die zur Kommunikation einladen, zum Beispiel:

• contact@company.com
• firstname@company.com
• support@company.com

Stellen Sie sicher, dass Konsistenz zwischen Ihrem Absendernamen und der verwendeten E-Mail-Adresse besteht. Diese Übereinstimmung ist entscheidend, um Vertrauen bei sowohl Ihren Empfängern als auch den Spamfiltern aufzubauen.

• Schlechtes Beispiel: Name = „Kundenservice X“, E-Mail = promo@otherdomain.com
• Gutes Beispiel: Name = „Kundenservice X“, E-Mail = support@company.com

c. Trennen Sie Ihre Versandarten

Es ist wichtig, separate Adressen und Subdomains für verschiedene E-Mail-Typen zu verwenden, um Ihren Absender-Ruf zu schützen und zu erhalten. Zum Beispiel:

• Transaktional: invoices@mycompany.com
• Marketing: newsletter@mycompany.com
• Support: support@mycompany.com

Diese Trennung stellt sicher, dass ein Problem mit einer Art von E-Mails die Zustellbarkeit der anderen nicht negativ beeinflusst.

d. Reputation und Alter der Domain

Spamfilter gehen mit neu erstellten Domains und E-Mail-Adressen häufig sehr zurückhaltend um.

Daher sollten Sie vermeiden, unmittelbar nach der Erstellung Ihrer Domain ein großes Volumen an E-Mails zu versenden. Ein schrittweises Aufwärmen der Domain ist unbedingt erforderlich.

2.2 Betreffzeile

Bei guter Zustellbarkeit wird Ihre Betreffzeile von Spamfiltern genauestens geprüft; bestimmte Formulierungen können Ihren Score ernsthaft beeinträchtigen.

Folgendes müssen Sie unbedingt vermeiden:

a. Spam-Auslöserwörter und -phrasen

Bestimmte Wörter oder Formulierungen können das Risiko erhöhen, dass Ihre E-Mail als Spam markiert wird:

• Verdächtige Wörter: kostenlos, Geschenk, dringend, 100% garantiert, Gewinner, Sonderangebot, Aktion, Bargeld, Einkommen, Krypto, usw.
• Verschleierte Varianten: FR€€, Fr33, $$$, die von Filtern leicht erkannt werden.
• Zu aggressive Formulierungen: „Nicht verpassen“, „Letzte Chance“, „Jetzt handeln“

Das Ziel ist es, klare, ansprechende E-Mails zu schreiben, ohne Spamfilter auszulösen.

Übermäßige Satzzeichen und Symbole

ISPs neigen dazu, E-Mails mit Sonderzeichen in der Betreffzeile abzulehnen. Es wird dringend empfohlen, diese wann immer möglich zu vermeiden.

Wenn Sie sie dennoch verwenden möchten, achten Sie genau auf:

• Wiederholte Ausrufe- oder Fragezeichen: !!!, ??, ?!?
• Unnötige oder übermäßige Symbole: $, %, ♥, ✔, 🔥 (einige sind in Ordnung; zu viele lösen Spamfilter aus).
• Emojis: vermeiden Sie deren übermäßigen Einsatz im E-Mail-Text.
• GROSSBUCHSTABEN: begrenzen Sie deren Verwendung, da Filter sie oft als aggressiv oder irreführend einstufen.

Die Idee ist, Lesbarkeit und Vertrauen zu erhalten und gleichzeitig das Auslösen von Spamfiltern zu vermeiden.

b. Großbuchstaben

Das Schreiben einer gesamten Betreffzeile IN GROSSBUCHSTABEN wird als aggressiv empfunden.

Das Hervorheben von 1 oder 2 Schlüsselwörtern ist akzeptabel, aber darüber hinaus kann es von Spamfiltern negativ bewertet werden.

c. Reißerische Betreffzeilen

Unrealistische Versprechen (z. B. „Verdienen Sie 1.000 $ in einer Woche“ oder „Verlieren Sie 9 kg in 3 Tagen“) werden oft von Spamfiltern als irreführend eingestuft. Jede Nachricht, die „zu gut, um wahr zu sein“ wirkt, erhöht erheblich Ihren Spam-Score und schadet Ihrer Zustellbarkeit.

Verwenden Sie keine irreführenden oder reißerischen Betreffzeilen. Inhalte zu versprechen, die nicht tatsächlich in der E-Mail enthalten sind, oder bewusst zu übertreiben, frustriert Empfänger. Infolgedessen werden mehr Empfänger auf „Als Spam melden“ klicken.

Beispiel, was Sie nicht tun sollten: die Betreffzeile „Ihre Rechnung ist fertig“ verwenden, wenn die E-Mail tatsächlich nur eine Promotion ist.

Als Präventivmaßnahme verhindert unser interner Filter, dass Sie E-Mails mit irreführenden Betreffzeilen versenden. Das hilft, Ihren Absender-Ruf zu schützen und das Risiko von „Spam“-Beschwerden zu verringern.

Unsere Empfehlungen:

• Seien Sie immer klar, präzise und transparent in Ihren E-Mails.
• Führen Sie regelmäßig A/B-Tests durch, um herauszufinden, was am besten funktioniert und gleichzeitig Ihren Absender-Ruf zu bewahren.

2.3 Absendername

Der Absendername spielt eine große Rolle für die Zustellbarkeit, nicht nur um Spamfilter zu umgehen, sondern auch um Empfänger zum Öffnen der E-Mail zu animieren.

Hier sind einige Best Practices zur Optimierung:

a. Konsistenz und Wiedererkennung

Verwenden Sie stets denselben Absendernamen, um Ihren Ruf aufzubauen und zu erhalten.

Er muss für Ihre Empfänger leicht erkennbar sein: Vermeiden Sie es, Ihren Absendernamen ständig zu ändern (z. B. zwischen „Kundenservice“, „Newsletter“ und „Promo-Team“ zu wechseln), da dies Verwirrung stiften und Ihre Öffnungsraten beeinträchtigen kann.

b. Keine Spam-Wörter

Achten Sie auf Stil und Inhalt Ihres Absendernamens. Vermeiden Sie Großbuchstaben wie „FLASH SALE !!!“, Symbole ($, ♥, !!!) und verdächtige Wörter wie Gewinner, kostenlos oder dringend. Einige Anbieter, wie Google, reagieren sehr sensibel auf Sonderzeichen im Absendernamen. Bedenken Sie, dass Spamfilter auch dieses Feld analysieren, nicht nur die Betreffzeile.

Abgleich von Absendername und E-Mail-Adresse

Der Abgleich Ihres Absendernamens mit Ihrer Absender-E-Mail-Adresse ist entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und Verdacht zu vermeiden:

• Gutes Beispiel: Name = Julie von StoreX, E-Mail = julie@storex.com

Wenn der Name nicht zur Domain oder zum Unternehmen passt, kann das sowohl bei Empfängern als auch bei Spamfiltern Verdacht erregen.

Zustellbarkeitstipp:

• Postfächer analysieren die kombinierte Reputation von „Absendername + E-Mail-Adresse“.
• Sobald Sie mit einem bestimmten Absendernamen eine gute Öffnungsrate erzielen → ändern Sie ihn nicht mehr.

2.4 E-Mail-Inhalt (Text, Links und Bilder)

Bevor Sie am eigentlichen Inhalt arbeiten, ist es wichtig, die Größe Ihrer E-Mails zu berücksichtigen. Ab einer bestimmten Grenze können sie von Servern automatisch abgelehnt oder von Spamfiltern als verdächtig eingestuft werden.

a. E-Mail-Größe

Die Nachrichtengröße beeinflusst die Versandgeschwindigkeit und die Ladezeit. HTML-E-Mails liegen typischerweise zwischen 30 und 60 KB. Über 100 KB gelten als zu schwer, und es besteht ein Risiko der Ablehnung.

b. Bilder

Was die Zustellbarkeit betrifft, können Bilder im E-Mail-Text ein Vorteil ... oder eine rote Flagge sein, je nachdem, wie sie verwendet werden.

Um auf der sicheren Seite zu bleiben, befolgen Sie diese Best Practices:

• Vermeiden Sie E-Mails, die zu 100 % aus Bildern bestehen oder sehr wenig Text enthalten. Spamfilter halten solche Nachrichten oft für typische betrügerische Kampagnen. Streben Sie ein Text-zu-Bild-Verhältnis von mindestens 60 % Text zu 40 % Bildern an.
• Wählen Sie sorgfältig, wo Sie Ihre Bilder hosten. Nutzen Sie einen zuverlässigen, renommierten Host, der auf E-Mail-Versand und Tracking spezialisiert ist. Vermeiden Sie kostenlose oder unbekannte Hosts (wie Imgur oder temporäre Bild-Hosts), da diese sehr wahrscheinlich auf schwarze Listen gesetzt sind.

c. Dateigröße und Abmessungen

Jedes hinzugefügte Bild erhöht das gesamte „Gewicht“ Ihrer E-Mail und kann deren Zustellbarkeit beeinträchtigen. Für optimale Performance und schnelle Ladezeiten empfehlen wir, die Gesamtgröße Ihrer E-Mails unter 100 KB zu halten.

Einige zusätzliche Tipps:

• Die empfohlene maximale Breite für Marketing-E-Mails liegt bei 600 bis 650 Pixel, was mit den meisten E-Mail-Clients kompatibel ist.
• Komprimieren Sie Ihre Bilder vor dem Versand, um die Dateigröße zu reduzieren, ohne die visuelle Qualität zu beeinträchtigen.

Bei der Verwendung von Bildern in Ihren E-Mails bevorzugen Sie die passenden Formate für jeden Anwendungsfall:

• JPEG: ideal für Fotos.
• PNG: perfekt für Grafiken und Logos mit transparentem Hintergrund.
• Animierte GIFs: akzeptabel, aber oft groß. Komprimieren Sie sie und verwenden Sie sie sparsam.

Vermeiden Sie es, Text in Bildern zu verstecken. Spamfilter können diese Taktik erkennen und Ihre E-Mail als Spam einstufen.

d. Verhältnis Links zu Text

Achten Sie auch genau auf die Links, die Sie in Ihre E-Mails einfügen. Spamfilter betrachten nicht nur die Gesamtzahl der Links; sie bewerten die Link-Dichte im Verhältnis zum Text. Beispielsweise wirkt eine sehr kurze, dreizeilige E-Mail mit vier Links höchst verdächtig.

Für eine typische Marketing-E-Mail empfehlen wir, die Anzahl der Links auf 1–3 zu begrenzen. Zum Beispiel: ein Haupt-CTA (Call-to-Action), ein Link zu Ihrer Website und ein Abmeldelink.

e. Link-Qualität

Vermeiden Sie die Verwendung von URL-Shortenern (wie bit.ly, tinyurl usw.), da diese häufig mit Phishing in Verbindung gebracht werden. Verwenden Sie Links mit Ihrer eigenen Domain (z. B. https://yourdomain.com/...) oder eine authentifizierte Tracking-Subdomain, um Vertrauen aufzubauen und die Zustellbarkeit zu verbessern.

f. Link-Wiederholung

Es ist völlig in Ordnung, einen Link mehrfach innerhalb einer E-Mail zu wiederholen (z. B. einen CTA oben und unten), aber übertreiben Sie es nicht. Die Wiederholung eines Links mehr als drei Mal in einer kurzen E-Mail kann verdächtig wirken.

g. Link-Typen

Zu viele Links, die auf verschiedene externe Domains verweisen, können Verdacht erregen, insbesondere wenn einige dieser Domains eine schlechte Reputation haben.

Beachten Sie, dass Spamfilter Links zu extern gehosteten Bildern genau so bewerten wie normale Links.

2.5 Anhänge

Bei der Zustellbarkeit sind Anhänge ein Minenfeld: Sie können leicht Ihren Spam-Score erhöhen oder zu einer direkten Ablehnung durch Filter führen.

E-Mails können abgelehnt werden, wenn die Anhänge Malware, Ransomware oder andere verdächtige Inhalte enthalten (ZIP-Dateien, PDFs, Office-Dokumente usw.). Eingebettete Links können ebenfalls blockiert werden, wenn sie zu bösartigen Seiten führen, insbesondere durch Time-of-Click-Analysen (Validierung zum genauen Zeitpunkt des Klicks).

Hier einige Best Practices, um Blockierungen zu vermeiden:

a. Maximale Dateigröße

• Idealerweise: < 5 MB pro E-Mail (Anhänge + E-Mail-Text zusammen).
• Viele Server filtern oder blockieren E-Mails, die größer als 10 MB sind.

Je schwerer die E-Mail, desto langsamer ist der Versand und desto mehr Aufmerksamkeit zieht sie von Filtern auf sich.

Berücksichtigen Sie verschiedene Dateiformate und deren Auswirkungen:

• „Sichere“ Formate: .pdf, .jpg, .png, .txt.
• Hohes Risiko (oft blockiert): .exe, .bat, .js, .scr und .zip-Dateien, die ausführbare Dateien, Makros oder Skripte enthalten.
• .docx und .xlsx Dateien passieren meist, aber seien Sie vorsichtig mit aktivierten Makros: Einige Filter lehnen sie vorsorglich ab.

Es ist daher entscheidend, vor dem Versand zu überprüfen, dass Ihre Dateien keine Schadsoftware enthalten. Sie können sie beispielsweise durch spezialisierte Online-Tools laufen lassen, um Viren, Malware oder Ransomware zu erkennen.

Die Anwendung dieser Empfehlungen ist wesentlich, um eine gute E-Mail-Zustellbarkeit zu gewährleisten. Wenn Sie diese Regeln befolgen, erhöhen Sie die Chancen, dass Ihre Nachrichten sicher im Postfach landen, und tragen zur Erhaltung der Gesamtqualität Ihrer Versandinfrastruktur bei.