Nicht riskieren, blockiert zu werden: Identifizieren Sie Ihre konformen und nicht konformen Listen

Diese Seite bietet konkrete Beispiele für konforme, nicht konforme und grenzwertige Listen sowie bewährte Verfahren, denen Sie folgen sollten, um sicherzustellen, dass Ihre Versandgewohnheiten die Einwilligungsregeln und Zustellbarkeitsstandards respektieren.

Mit diesen Tipps können Sie:

• Ihren Absenderruf schützen.
• Ihre Öffnungs- und Interaktionsraten verbessern.
• Das Risiko von Beschwerden oder Sperrungen reduzieren.

I. Beispiele konformer Listen (die bewährte Verfahren einhalten)

1. Personen, die freiwillig ein Opt-in-Formular auf Ihrer Website ausgefüllt haben

Kontakte, die ihre E-Mail-Adresse freiwillig über ein klares Formular angegeben haben, sind die zuverlässigste und sicherste Grundlage für Ihre Marketingkampagnen. Diese Abonnenten haben sich dafür entschieden, Ihre Mitteilungen zu erhalten, was das Risiko von Spam-Beschwerden deutlich verringert und Ihre Absenderreputation schützt.

Merkmale dieser Kontakte:

a. Freiwillige und eindeutige Einwilligung

• Der Abonnent weiß genau, wofür er sich anmeldet: einen Newsletter, einen kostenlosen Leitfaden, exklusive Inhalte, Werbeangebote usw.
• Die E-Mail-Adresse wird über ein explizites Formular erhoben, bei dem der Nutzer versteht, dass er Marketing-E-Mails erhalten wird.

b. Rechtliche Sicherheit und Compliance

• Diese Art der Einwilligung ist konform mit der DSGVO und den besten Praktiken im E-Mail-Marketing.
• Sie können Marketing-E-Mails mit voller Zuversicht versenden, ohne zu befürchten, dass Ihre Nachrichten als Spam markiert werden.

c. Konkrete Beispiele

• Ein Besucher füllt ein Formular aus, um einen kostenlosen Leitfaden herunterzuladen, und setzt das Häkchen: "Ja, ich möchte den Newsletter und exklusive Tipps erhalten."
• Ein Kunde kauft ein Produkt und setzt das Häkchen: "Ich möchte Nachrichten und Sonderangebote erhalten."

Hauptvorteil: Diese Kontakte sind hochqualifiziert, öffnen eher Ihre E-Mails, klicken Ihre Links und interagieren mit Ihren Inhalten. Dies verbessert Ihre Interaktionsraten und die gesamte Zustellbarkeit Ihrer Kampagnen.

2. Abonnenten, die beim Kauf ausdrücklich ein Kästchen angekreuzt haben, um Ihren Newsletter zu erhalten

Selbst wenn die Anmeldung zu Ihrer E-Mail-Liste während des Bestellvorgangs erfolgt, ist es wesentlich, dass die Einwilligung freiwillig und eindeutig angezeigt wird. Die bloße Tatsache, dass ein Kunde bei einer Bestellung seine E-Mail-Adresse angibt, reicht nicht aus: Er muss verstehen, dass er zustimmt, Ihre Marketing-Mitteilungen zu erhalten.

Wichtige Punkte zu beachten:

a. Freiwillig und aktiv

• Das Kontrollkästchen zum Abonnieren des Newsletters oder zum Erhalt von Angeboten muss standardmäßig nicht angehakt sein.
• Der Abonnent muss eine klare und bewusste Handlung vornehmen, wie z. B. das Ankreuzen des Kästchens zur Bestätigung seiner Zustimmung.

b. Klare und verständliche Formulierung

• Verwenden Sie präzise Formulierungen, die genau angeben, was der Kontakt erhalten wird: Tipps, Aktionen, Newsletter, exklusive Leitfäden usw.

Beispiel: "Ja, ich möchte Neuigkeiten, Tipps und exklusive Angebote per E-Mail erhalten."

c. Vorteil: Schutz vor Spam

• Klare und freiwillige Einwilligung stellt sicher, dass Ihre E-Mails von Ihren Abonnenten oder Internetdienstanbietern (ISPs) nicht als Spam markiert werden.
• Dies schützt auch Ihre Absenderreputation und verbessert die Zustellbarkeit Ihrer Kampagnen.

d. Nachweis der Einwilligung

• Behalten Sie einen Nachweis der Handlung: Zeitstempel, Bestätigungsseite und der genaue Einwilligungstext.
• Dieser Nachweis ist unerlässlich, um DSGVO-Konformität zu gewährleisten oder auf rechtliche Anfragen bzw. Marketing-Audits reagieren zu können.

3. Messebesucher, die ein Formular mit einem "Ich möchte Ihre E-Mails erhalten" Feld unterschrieben haben

Kontakte können sich auch offline für Ihre Mitteilungen anmelden, etwa während einer Veranstaltung, Messe, eines Ladenbesuchs oder eines Telefonats. Diese Anmeldungen sind gültig, solange die Einwilligung klar und freiwillig ist und der Kontakt genau weiß, wofür er sich anmeldet.

Wichtige Punkte für Offline-Anmeldungen:

a. Klarheit der Einwilligung

• Erklären Sie klar, was der Kontakt erhalten wird: Newsletter, Sonderangebote, Einladungen zu Veranstaltungen, Leitfäden oder exklusive Inhalte.
• Vermeiden Sie vage oder mehrdeutige Formulierungen, die als unerbetene E-Mail-Erfassung interpretiert werden könnten.

b. Freiwillige Handlung

• Der Kontakt muss eine klare Handlung vornehmen, um seine Zustimmung zu geben, zum Beispiel:
  • Das Ankreuzen eines Kästchens auf einem physischen oder digitalen Formular.
  • Das Unterzeichnen eines Dokuments oder das Angeben der E-Mail-Adresse, nachdem sie über die zu erhaltenden Mitteilungen informiert wurden.

c. Dokumentation der Einwilligung

• Bewahren Sie eine Aufzeichnung der Anmeldung auf, einschließlich Datum, Kontext (Veranstaltung, Verkaufsstelle, Anruf) und des genauen Einwilligungstextes.
• Dieser Nachweis ist erforderlich, um die DSGVO-Konformität zu begründen und nachzuweisen, dass die Marketing-E-Mails freiwillig autorisiert wurden.

d. Hauptvorteil

• Klare und freiwillige Offline-Anmeldungen helfen, eine zuverlässige Kontaktbasis aufzubauen und gleichzeitig das Risiko von Spam-Beschwerden zu reduzieren und die Gesamtzustellbarkeit Ihrer Kampagnen zu verbessern.

4. Bestehende Kunden, die Service-Informationen erhalten (Kontenänderungen, Bestellbestätigungen)

a. Transaktions-E-Mails sind Nachrichten, die im Rahmen einer Transaktion oder einer direkten Beziehung mit dem Kontakt versendet werden. Sie sind zulässig, auch wenn der Kontakt nicht ausdrücklich Marketing-Einwilligung gegeben hat, da sie für das Funktionieren des Dienstes oder der Geschäftsbeziehung erforderlich sind.

Beispiele für Transaktions-E-Mails:

• Quittungen und Bestellbestätigungen
• Lieferbenachrichtigungen oder Sendungsverfolgung
• Sicherheitswarnungen oder Passwortänderungen
• Terminerinnerungen oder wichtige dienstbezogene Informationen

II. Beispiele nicht konformer Listen

1. Gekaufte oder gemietete Listen von einem externen Anbieter

Bestimmte Kontaktlisten, die zum Kauf angeboten oder von Dritten geteilt werden, mögen verlockend erscheinen, bergen jedoch ein erhebliches Risiko für Ihr E-Mail-Marketing-Geschäft.

a. Merkmale der nicht einwilligenden Kontakte:

• Personen auf diesen Listen haben nie ihre ausdrückliche Einwilligung gegeben, Ihre E-Mails zu erhalten.
• Sie haben keine Garantie hinsichtlich ihres echten Interesses, ihrer Aktivität oder der Gültigkeit ihrer E-Mail-Adresse.

b. Verknüpfte Risiken:

• Spam-Beschwerden
  • Empfänger, die Ihre E-Mails nie angefordert haben, könnten sofort auf "Spam" klicken, sobald sie diese erhalten.
  • Diese Beschwerden schädigen Ihre Absenderreputation und können dazu führen, dass Ihre Kampagnen von Internetdienstanbietern blockiert werden.
• Hohe Bounce-Raten
  • Gekaufte Adressen sind oft ungenau, veraltet oder temporär, was zu zahlreichen Hard Bounces führt.
  • Eine hohe Bounce-Rate verschlechtert Ihre Zustellbarkeitsbewertung und kann Einschränkungen für Ihr E-Mail-Konto auslösen.
• Kontosperrung
  • Die Verwendung nicht einwilligender Kontakte ist in der Regel bei E-Mail-Plattformen verboten.
  • Konten können gesperrt oder gelöscht werden, wodurch Sie keine zukünftigen Kampagnen mehr versenden können.

Konkretes Beispiel:

Der Kauf einer Liste mit 10.000 E-Mails "interessiert an Kosmetik" online mag wie eine schnelle Gelegenheit erscheinen. In Wirklichkeit setzen Sie Ihr Unternehmen Spam-Beschwerden, massiven Bounces und schweren Sanktionen aus, ohne wirklichen Nutzen in Bezug auf Engagement oder Konversion.

Beachten Sie, dass gekaufte Listen auf systeme.io strikt verboten sind.

2. Listen bereitgestellt von einem Dritten (einem anderen Unternehmen oder Partner)

a. Kontakte ohne Einwilligungsnachweis: ein rechtliches Risiko

Auch wenn manche Kontaktlisten für Ihr Geschäft oder Ihre Branche relevant erscheinen, ist es entscheidend zu verstehen, dass kein Nachweis vorliegt, dass sie zugestimmt haben, Ihre E-Mails zu erhalten. Das angenommene Interesse eines Kontakts ersetzt niemals eine ausdrückliche und freiwillige Einwilligung.

Hauptsächliche Risiken:

• Rechtliche Nichtkonformität

• Das Versenden von E-Mails an Kontakte ohne Einwilligung stellt einen Verstoß gegen die DSGVO in Europa dar und verstößt gegen Anti-Spam-Gesetze in anderen Ländern.
• Strafen können hohe Geldbußen und rechtliche Schritte gegen Ihr Unternehmen umfassen.

• Risiko für Ihre Absenderreputation

• Nicht einwilligende Kontakte markieren Ihre E-Mails eher als Spam.
• Dies verschlechtert Ihre Zustellbarkeitsbewertung, erhöht Bounces und kann zur Sperrung oder Aussetzung Ihres E-Mail-Kontos führen.

• Mangel an echtem Engagement

• Selbst wenn die Liste Ihre Nische anspricht, garantiert vermutetes Interesse keine Öffnungen oder Klicks.
• Diese Kontakte tragen nicht zu Ihren Interaktionsraten bei und können die Gesamteffektivität Ihrer Kampagnen verringern.

3. Adressen, die über Facebook oder andere soziale Netzwerke ohne ein klares Opt-in-Formular gesammelt wurden

a. Kontakte aus sozialen Medien: Vorsicht bei der Einwilligung

Die Nutzung von sozialen Medien zur Erfassung von E-Mails mag praktisch erscheinen, doch ist es wichtig zu verstehen, dass ein einfacher Login oder eine Interaktion nicht die Einwilligung garantiert, Ihre Marketing-E-Mails zu erhalten.

Wichtige Punkte:

• Ausdrückliche Einwilligung erforderlich

• Selbst wenn sich ein Nutzer über Facebook, Instagram oder ein anderes soziales Medium anmeldet, bedeutet das nicht, dass er zustimmt, Ihre E-Mail-Kommunikation zu erhalten.
• Die Einwilligung muss freiwillig, klar und dokumentiert sein, in Übereinstimmung mit der DSGVO und den besten Praktiken im E-Mail-Marketing.

• Verknüpfte Risiken

• Das Versenden von E-Mails an über soziale Medien gesammelte Kontakte ohne deren Zustimmung setzt Sie aus:
  • Spam-Beschwerden
  • Hohe Bounce-Raten
  • Sperrung oder Aussetzung Ihres E-Mail-Kontos
  • Rechtliche Sanktionen wegen DSGVO-Verstößen

Konkretes Beispiel:

• Das Extrahieren von E-Mail-Adressen von Facebook-Event-Teilnehmern und deren automatisches Hinzufügen zu Ihrer Mailingliste ohne deren ausdrückliche Zustimmung ist eine risikoreiche Praxis.
• Diese Kontakte haben niemals zugestimmt, Ihre E-Mails zu erhalten, wodurch das Versenden als nicht konform und schädlich für Ihre Reputation angesehen wird.

4. Kontakte aus öffentlichen Datenbanken oder externen Websites entnommen

Auch wenn eine E-Mail-Adresse leicht öffentlich zugänglich ist (Website, Online-Verzeichnis, LinkedIn-Profil), bedeutet dies nicht, dass der Inhaber der Adresse Ihre Marketing-E-Mails erhalten möchte. Offensichtliches Interesse oder öffentliche Sichtbarkeit ersetzt niemals eine ausdrückliche Einwilligung.

Wichtige Punkte:

a. Obligatorische Einwilligung

• DSGVO und Anti-Spam-Gesetze verlangen, dass jeder Kontakt seine freiwillige und ausdrückliche Zustimmung zum Erhalt Ihrer Marketing-Mitteilungen gegeben hat.
• Eine im Internet gefundene Adresse stellt keine Einwilligung dar: das Versenden einer nicht autorisierten Marketing-E-Mail gilt als Spam.

b. Verknüpfte Risiken

• Spam-Beschwerden: Die E-Mail kann gemeldet werden und Ihre Absenderreputation schädigen.
• Hohe Bounce-Raten: Bestimmte öffentliche Adressen sind möglicherweise nicht mehr aktiv.
• Rechtliche Sanktionen: In Europa kann das Versenden unaufgeforderter E-Mails zu hohen Geldbußen wegen DSGVO-Verstößen führen.

Konkretes Beispiel:

• Das Kopieren und Einfügen von E-Mails von Fachleuten, die auf LinkedIn, Online-Verzeichnissen oder Websites gefunden wurden, und deren Hinzufügen zu Ihrer Mailingliste ohne ausdrückliche Zustimmung ist riskant und nicht konform.
• Selbst wenn diese Kontakte für Ihre Branche relevant sind, wurde ihre Einwilligung nicht eingeholt, was zu Zustellbarkeits- und Rechtsproblemen führen kann.

5. Interne Mitarbeiterlisten, die über ein externes Marketing-Tool versendet werden

E-Mails, die für Mitarbeiter oder interne Kommunikation bestimmt sind, sollten in Tools bleiben, die für den internen Gebrauch konzipiert sind, und nicht über Ihre öffentlich zugänglichen E-Mail-Marketing-Plattformen versendet werden.

Wichtige Punkte:

a. Warum Sie kein externes Marketing-Tool verwenden sollten

• E-Mail-Plattformen wie systeme.io sind dafür ausgelegt, externe Marketing-E-Mails zu verwalten und haben strenge Regeln bezüglich Einwilligung und Abmeldungen.
• Das Versenden interner E-Mails über diese Tools kann Probleme mit Abmeldelinks verursachen, die verpflichtend sind und im internen Kontext keinen Sinn ergeben.
• E-Mails, die über eine Marketing-Plattform an Ihre Mitarbeiter gesendet werden, können von Spam-Filtern oder Ihrer internen Richtlinie als missbräuchlich interpretiert werden.

b. Verknüpfte Risiken

• Verwirrung bei den Empfängern: Sie könnten versehentlich auf den Abmeldelink klicken und die Zustellung wichtiger E-Mails stoppen.
• Nichteinhaltung interner Regeln: Manche Unternehmen verbieten die Nutzung externer Marketing-Tools für interne Kommunikation.
• Auswirkung auf Ihre Absenderreputation: Wenn Ihre Domain für nicht konforme interne E-Mails verwendet wird, kann dies die Zustellbarkeit Ihrer externen Kampagnen beeinträchtigen.

c. Beste Vorgehensweisen

• Verwenden Sie Tools, die der internen Kommunikation gewidmet sind: professionelle Messaging-Apps (Outlook, Google Workspace, Slack, Teams), Ihr Intranet oder interne Newsletter.
• Wenn Sie eine Marketing-Nachricht an Ihre Mitarbeiter für interne Tests oder Aktionen senden müssen, erstellen Sie ein separates internes Segment und verwenden Sie sichere, angepasste Kanäle.

III. Fälle, die je nach Kontext überprüft werden sollten

1. Kontakte, die Sie lange nicht kontaktiert haben

Auch wenn die zuvor gegebene Einwilligung weiterhin gültig ist, erinnert sich Ihr Kontakt möglicherweise nicht mehr an Sie oder den Grund, warum er zugestimmt hat, Ihre Nachrichten zu erhalten. In diesem Fall besteht das Risiko, dass er Ihre E-Mails als Spam meldet, was Ihre Zustellbarkeit schädigen kann.

Empfohlene Lösung: Bevor Sie Ihre regulären E-Mail-Aussendungen wieder aufnehmen, empfehlen wir, eine Bestätigungs-E-Mail zu senden. Sie können beispielsweise höflich fragen: "Möchten Sie weiterhin unsere Updates erhalten?". Dies ermöglicht es Ihren Kontakten, ihr Interesse zu bestätigen und stellt sicher, dass Sie weiterhin die besten Praktiken in Bezug auf Einwilligung und DSGVO-Konformität einhalten.

2. Listen von einer Agentur oder einem Partner

Es ist unerlässlich zu überprüfen, dass jeder Kontakt auf Ihrer Liste ausdrücklich zugestimmt hat, Ihre Mitteilungen zu erhalten. Das Versenden von E-Mails an Personen ohne klare Einwilligung kann nicht nur Ihre Reputation schädigen, sondern Sie auch rechtlichen Risiken aussetzen, z. B. in Bezug auf die DSGVO.

Praktischer Rat: Stellen Sie vor dem Versenden sicher, dass Sie für jeden Ihrer Kontakte einen Nachweis des Opt-ins vorlegen können, insbesondere wenn die Liste in Ihrem Namen verwendet wird. Dieser Nachweis kann in Form eines ausgefüllten Formulars, einer Bestätigungs-E-Mail oder eines anderen Dokuments vorliegen, das bestätigt, dass der Kontakt freiwillig zugestimmt hat, Ihre Nachrichten zu erhalten.

3. Offline gesammelte Listen (Karten, die im Laden eingeworfen wurden, Messen, Veranstaltungen)

Diese Kontaktlisten können für Ihre Kampagnen verwendet werden, bergen jedoch ein erhöhtes Risiko, wenn die Einwilligung nicht perfekt klar oder dokumentiert ist. Im Falle einer Streitigkeit oder Prüfung müssen Sie in der Lage sein zu zeigen, dass jeder Kontakt freiwillig zugestimmt hat, Ihre Mitteilungen zu erhalten.

Beste Praxis: Bewahren Sie systematisch Datum und Kontext der Erhebung für jeden Kontakt auf. Dies kann das ausgefüllte Formular, die Kampagne oder die spezifische Aktion umfassen, die zur Anmeldung geführt hat. Diese Praxis ermöglicht es Ihnen, die Einwilligung nachzuweisen und die mit dem Versenden von Marketing-E-Mails verbundenen Risiken zu verringern.

4. Umfragen oder sonstige Informationen an Ihre Kunden senden

Wenn Ihr Kontakt eindeutig zugestimmt hat, per E-Mail kontaktiert zu werden, entspricht die Verwendung seiner Adresse in Ihren Kampagnen den besten Praktiken und Vorschriften.

Andernfalls ist es unerlässlich, diese Einwilligung ausdrücklich einzuholen, bevor Sie ihn in Ihre Kampagnen aufnehmen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Sie den Wünschen des Kontakts entsprechen und die gesetzlichen Anforderungen für E-Mail-Marketing erfüllen.

Bewährte Verfahren:

• Holen Sie stets eine ausdrückliche Einwilligung ein, bevor Sie jemanden in eine E-Mail-Liste aufnehmen.
• Fügen Sie in jede Mitteilung einen klaren Abmeldelink ein, damit der Kontakt sich leicht abmelden kann.
• Vermeiden Sie gekaufte oder Drittanbieter-Listen ohne Einwilligungsnachweis.
• Bestätigen Sie alte oder inaktive Adressen erneut, bevor Sie sie erneut kontaktieren, um das Risiko von Beschwerden zu verringern und die Zustellbarkeit zu verbessern.