Verstehen und Verwalten von E-Mail-Rückläufer (Bounces) in systeme.io

Der Zweck dieses Artikels ist es, das Konzept eines E-Mail-Bounces klar zu definieren, eine wichtige Kennzahl für die Zustellbarkeit.

Wir erklären die Mechanismen hinter Bounces sowie den Unterschied zwischen „Hard Bounces“ (dauerhafte Zustellfehler) und „Soft Bounces“ (vorübergehende Fehler) und deren Auswirkungen auf die Absenderreputation.

1. Was ist ein E-Mail-Bounce?

Ein E-Mail-Bounce tritt auf, wenn eine E-Mail nicht an eine E-Mail-Adresse zugestellt werden kann. In solchen Fällen kann der Absender häufig sehen, welche Kontakte die Nachricht nicht erhalten haben, entweder in den E-Mail-Statistiken oder in der E-Mail-Historie jedes Kontakts. Dieser Zustellfehler wird vom Mailserver des Empfängers aus verschiedenen Gründen zurückgegeben.

Die Gründe für einen Bounce können unterschiedlich sein. In einigen Fällen ist die E-Mail-Adresse ungültig oder existiert nicht mehr, häufig aufgrund eines Tippfehlers oder einer veralteten Kontaktbasis. In anderen Situationen handelt es sich um ein vorübergehendes Problem, z. B. ein volles Postfach oder ein nicht verfügbarer Server. Es kommt auch vor, dass Anti-Spam-Filter auf Seiten des Empfängers den Empfang der Nachricht blockieren.

Eine hohe Bounce-Rate ist ein wichtiger Indikator für ein Problem mit der Listenqualität. Sie spiegelt häufig eine veraltete, schlecht gepflegte oder unzureichend verifizierte Kontaktbasis wider. E-Mail-Anbieter wie Gmail oder Outlook überwachen solche Signale genau, um die Zuverlässigkeit des Absenders zu bewerten. Wenn Sie regelmäßig E-Mails an ungültige Adressen senden, werden Sie schrittweise als risikoreicher Absender eingestuft.

Diese Schädigung Ihrer Reputation hat direkte Folgen: Ihre E-Mails landen häufiger im Spam-Ordner oder werden sogar vollständig blockiert, bevor sie die Empfänger erreichen. Deshalb ist es entscheidend, Bounces zu überwachen und eine saubere sowie aktuelle Kontaktbasis zu pflegen, um eine gute Zustellbarkeit zu erhalten und sicherzustellen, dass Ihre Kampagnen tatsächlich ihr Publikum erreichen.

2. Kategorien von Bounces

In systeme.io gibt es zwei Kategorien von Bounces, die auftreten können: Soft Bounces/Blocks und Hard Bounces.

Soft Bounces sollten als vorübergehende Blockierungen betrachtet werden. Es ist nicht notwendig, E-Mail-Adressen, die eine E-Mail nicht erhalten haben, dauerhaft aus Ihrer Kontaktliste zu entfernen.

Hard Bounces hingegen beziehen sich auf dauerhafte Zustellfehler. Das bedeutet, dass die E-Mail-Adresse ungültig, nicht existent oder dauerhaft nicht erreichbar ist. In diesem Fall ist es wichtig, diese Adressen sofort aus Ihrer Kontaktliste zu entfernen, da das weitere Versenden von E-Mails Ihre Absenderreputation direkt schädigt.

Sie können diese leicht in Ihren Statistiken erkennen. Wenn eine Adresse grau angezeigt wird, handelt es sich um einen Hard Bounce (1); die E-Mail konnte nicht zugestellt werden und wird es auch nicht mehr.

Umgekehrt entspricht eine blau dargestellte und anklickbare Adresse einem Soft Bounce (2), also einem vorübergehenden Fehler (z. B. nicht erreichbarer Server usw.).

Diese blau markierten Adressen bleiben in Ihrer Kontaktliste aktiv, da es möglich ist, dass die Zustellung bei einem zukünftigen Versand funktioniert und der Kontakt weiterhin verfügbar bleibt.

a. Soft Bounce:

Ein Soft Bounce bedeutet, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers gültig ist und die Nachricht den Mailserver des Empfängers erreicht hat, aber vor der Zustellung in den Posteingang abgelehnt wurde.

Systeme.io markiert den Kontakt in Ihrer Kontaktliste nicht als „bounced“, da die Ablehnung nur für diese spezifische Nachricht gilt.

Häufige Gründe für einen Soft Bounce sind:

  • Der Server des Empfängers ist vorübergehend nicht verfügbar
  • SMTP-Server antwortet nicht
  • Gesperrte IP-Adresse
  • Gesperrte Domain (auf einer Blacklist)
  • Inhalte oder Links, die als verdächtig oder als Spam eingestuft werden

b. Hard Bounce:

Ein Hard Bounce bedeutet, dass die E-Mail dauerhaft abgelehnt wurde, aus einem der folgenden Gründe:
  • Die E-Mail-Adresse ist ungültig
  • Die E-Mail-Adresse existiert nicht

  • Der Posteingang des Empfängers ist voll

Systeme.io behandelt Hard Bounces auf zwei Arten:

1. Bounce-Status in der Kontaktliste: Wenn der Posteingang des Empfängers voll ist, wird die E-Mail-Adresse in Ihrer Liste als „bounced“ markiert. Zukünftige E-Mails an diesen Kontakt werden gar nicht erst versucht zuzustellen; da bekannt ist, dass die Nachricht nicht zugestellt werden kann, wird der Versand verhindert. Das fortgesetzte Senden an ungültige Adressen schadet Ihrer Zustellbarkeit.

Hinweis: Als systeme.io-Support-Mitarbeiter können wir einen gebouncten Kontakt manuell reaktivieren, jedoch nur, wenn Sie sicher sind, dass die E-Mail-Adresse jetzt gültig oder wieder verfügbar ist.

2. Gefälschte oder nicht existierende Adressen: Diese Adressen werden automatisch aus Ihrer Kontaktliste entfernt, sobald sie als gefälscht oder deaktiviert erkannt werden.

3. Wie Sie Ihre E-Mail-Bounce-Rate verbessern

Die Reduzierung Ihrer E-Mail-Bounce-Rate ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten Ihr Publikum erreichen und positive Interaktionen erzeugen. Hier sind einige Tipps:

  • Reinigen Sie Ihre E-Mail-Listen regelmäßig: Entfernen Sie ungültige, inaktive oder nicht engagierte Adressen, um die Qualität Ihrer Liste zu erhalten und Bounces zu reduzieren.
  • Verwenden Sie Double-Opt-in-Formulare: Bitten Sie Abonnenten, ihre Anmeldung über einen per E-Mail gesendeten Link zu bestätigen. Dadurch stellen Sie sicher, dass nur echte und interessierte Personen in Ihre Liste aufgenommen werden und reduzieren so die Wahrscheinlichkeit von Bounces.
  • Fügen Sie reCAPTCHA zu Ihren Formularen hinzu: Dies verhindert, dass Bots sich anmelden und fehlerhafte Kontakte zu Ihrer Liste hinzufügen. Besonders nützlich ist dies auch dann, wenn Sie bereits Double-Opt-in verwenden.
  • Personalisieren Sie Ihre E-Mails: Nutzen Sie Abonnentendaten (Interessen, vergangenes Verhalten, Kaufhistorie), um maßgeschneiderte Inhalte zu erstellen. Personalisierte E-Mails werden häufiger geöffnet und angeklickt, was das Engagement verbessert und Bounces reduziert.
  • Senden Sie E-Mails regelmäßig: Wenn Sie Ihre Liste längere Zeit nicht kontaktiert haben, existieren manche Adressen möglicherweise nicht mehr, was zu Hard Bounces führt. Außerdem kann es passieren, dass Ihre Kontakte Sie vergessen und Ihre E-Mails als Spam markieren, wenn Sie nur selten E-Mails versenden (oder Ihre Liste nicht regelmäßig bereinigen).
  • Segmentieren Sie Ihre Liste: Teilen Sie Ihre Liste anhand von Kriterien wie Standort, Vorlieben oder Verhalten auf. Wenn Sie jeder Gruppe relevantere Inhalte senden, lassen sich Bounces reduzieren.
  • Verwenden Sie E-Mail-Überprüfungstools: Überprüfen Sie Ihre Liste vor dem Versand mit solchen Tools, um ungültige oder inaktive Adressen zu erkennen und zu entfernen.
  • Vermeiden Sie spam-ähnliche Wörter und Praktiken: Verwenden Sie keine übermäßigen Großbuchstaben, übertriebenen Versprechen oder zu häufige Sendungen – all das kann Spamfilter auslösen.
  • Fördern Sie Engagement und Antworten: Fügen Sie klare und relevante Call-to-Actions in Ihre E-Mails ein, um Klicks, Antworten und Interaktionen zu fördern. Engagierte Abonnenten helfen dabei, Ihre Absenderreputation zu verbessern und Bounce-Raten zu reduzieren.

Wenn Sie diese Tipps befolgen und Ihre E-Mail-Performance-Metriken genau überwachen, werden Sie Ihre Bounce-Rate deutlich senken können. Dies hilft Ihnen nicht nur dabei, eine saubere und zuverlässige Kontaktliste zu pflegen, sondern verbessert auch die Zustellbarkeit und die allgemeine Effektivität Ihrer E-Mails, sodass Ihre Nachrichten tatsächlich Ihre Empfänger erreichen.