So verwenden Sie die Buchungskalender-Funktion auf systeme.io

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Buchungskalenderfunktion von systeme.io nutzen können. Sie finden alle wichtigen Informationen, um zu lernen, wie Sie diese Funktion effektiv nutzen und Ihr Terminmanagement optimieren können.

Vorwort:

Der integrierte Buchungskalender in systeme.io ermöglicht es Ihnen, Ihre Termine direkt auf der Plattform zu planen und zu verwalten, ohne auf externe Tools wie Calendly oder Youcanbookme zurückgreifen zu müssen. Intuitiv und praktisch, es vereinfacht die Organisation Ihrer Termine und zentralisiert Ihre Aktivitäten an einem Ort.

Zugriff auf das Kalender Menü

Das Menü „Kalender“ ist über den Bereich „CRM“ von systeme.io zugänglich.

Im Abschnitt „Kalender“ finden Sie drei Hauptregisterkarten:

  • Events
  • Buchungen
  • Verfügbarkeit

  1. Events:

Auf dieser Seite werden alle von Ihnen erstellten Events gesammelt, so dass Sie sie einsehen und neue Events erstellen können.

Als Beispiel für ein Ereignis können Sie Ereignisse wie „Kostenlose Beratung“ oder „Technische Beratung“ erstellen.

Wie erstellt man ein Event?

Konfigurieren Sie die Details Ihrer Events im Bereich „Events“, indem Sie auf „Neues Event erstellen“ klicken.


Es wird eine Seite angezeigt, auf der Sie die folgenden Informationen eingeben müssen:

  • Event Einzelheiten:
    • Name des Events.
    • Name des Hosts.
    • Dauer des Events.
    • Foto des Hosts (standardmäßig wird das Profilbild des Benutzers verwendet, dies kann jedoch angepasst werden).

  • Standorteinstellungen:

Als Veranstaltungsort können Sie zwischen „Online-Meeting“, „Telefon“ und „Persönlich“ wählen.


    • Online-Meeting: Wählen Sie eine unterstützte Integration (Zoom ist derzeit verfügbar. Weitere Informationen zum Einrichten dieser Integration finden Sie hier) oder geben Sie den externen Link Ihrer Wahl an, unter dem das Meeting stattfinden soll. Wenn Sie Zoom auswählen, stellen Sie sicher, dass Sie die Integration zuvor konfiguriert haben.


    • Telefon: Bieten Sie ein Treffen per Telefonanruf an, fügen Sie einfach Ihre Nummer hinzu und speichern Sie.


    • Persönlich: Geben Sie eine Postanschrift und eine Telefonnummer ein und speichern Sie.


Hinweis: Sie können für dasselbe Event mehrere Besprechungsorte anbieten (z. B. telefonisch und persönlich), und der Interessent muss auswählen, was für ihn am besten geeignet ist.


  • Beschreibung des Events: fügen Sie eine kurze Beschreibung Ihres Events hinzu, der in Ihrem Kalender erscheinen wird.

Festlegen der Verfügung des Events:

In diesem Abschnitt können Sie die Verfügbarkeit für ein bestimmtes Event konfigurieren.

  • Datumsbereich: gibt den Zeitraum an, in dem das Ereignis verfügbar ist. Standardmäßig ist dieser Bereich auf 30 Tage eingestellt.
  • Verfügbare Stunden: Es ist auch möglich, die im Abschnitt „Verfügbarkeit“ definierten globalen Verfügbarkeitseinstellungen zu verwenden, indem Sie die Schaltfläche „Globale Verfügbarkeit verwenden“ ein- oder ausschalten.

Hinweis:Die standardmäßigen globalen Verfügbarkeiten werden im 3. und letzten Punkt dieses Artikels erläutert.

Erweiterte Einstellungen auf der Seite zur Erstellung von Events:

Der letzte Abschnitt der Seite „Events“ bietet erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten:

  • Terminhäufigkeit: Hier können Sie die Häufigkeit der verfügbaren Zeitfenster im Kalender festlegen. Wenn beispielsweise das Inkrement auf 15 Minuten eingestellt ist und keine Zeit zwischen 2 Terminen ausgewählt ist, werden die Zeitfenster wie folgt angezeigt: 9:00, 9:15, 9:30 usw.
  • Tageslimit: Hier können Sie eine maximale Anzahl an Events festlegen, die pro Tag gebucht werden können.
  • Zeit zwischen 2 Terminen: Dies ist eine "Pufferzeit" vor und/oder nach einem Event, um aufeinanderfolgende Buchungen ohne Unterbrechung zu vermeiden.
  • Zeitzone anzeigen: Gibt an, ob die Buchungszeit in der Zeitzone des Gastes oder in der Zeitzone des Gastgebers angezeigt werden soll.


Dies ist ein Beispiel für eine Kalendervorschau für eine Veranstaltung mit den Terminen „Persönlich“, mit einer Terminfrequenz von 30 Minuten und Verfügbarkeit nur dienstags und mittwochs.

Hinweis: Wenn ein Gast einen Termin in Ihrem Kalender plant, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail mit allen Details des Termins und einer Schaltfläche zum Absagen des Termins. Außerdem wird eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Kalenderbesitzer gesendet, um ihn über einen neuen Termin zu informieren.

  1. Buchungen:

Auf dieser Seite können Sie alle vorgenommenen Buchungen einsehen und verwalten.

  • Haupteigenschaften:
    • Sehen Sie sich alle Ihre Buchungen an.
    • Stornieren Sie eine Buchung, indem Sie auf „Löschen“ klicken.


Klicken Sie anschließend auf „Bestätigen“, um die Stornierung zu bestätigen.


    • Wenn Sie einen Termin verschieben möchten, klicken Sie auf „Bearbeiten“.


Wählen Sie Ihr Wunschdatum und die gewünschte Uhrzeit für die Terminverschiebung aus und bestätigen Sie mit „Übernehmen (Apply)“.

Hinweis: Im Falle einer Terminabsage oder -verschiebung werden sowohl die Gäste als auch der Kalenderinhaber per E-Mail über die vorgenommene Änderung informiert.

  1. Verfügbarkeit:

Auf dieser Seite können Sie Ihre weltweite Verfügbarkeit für Veranstaltungen konfigurieren.

  • Wöchentliche Verfügbarkeit: Legen Sie für jeden Wochentag Ihre verfügbaren Zeitfenster fest. Beachten Sie, dass Sie für denselben Tag mehrere Zeitfenster für Ihre Verfügbarkeit erstellen können.

  • Verfügbarkeit bestimmter Daten: Die globale Verfügbarkeit für bestimmte Tage außer Kraft setzen.

Wir laden Sie ein, den Artikel "So fügen Sie Ihrer Seite einen systeme.io-Kalender hinzu" zu lesen, um zu erfahren, wie Sie Ihren Kalender zu einer Seite hinzufügen.