Einrichten von E-Mail-Kampagnen: Ein Leitfaden zu gängigen Szenarien und wichtigen Überlegungen

Dieser Leitfaden behandelt die häufigsten Szenarien, die beim Einrichten Ihrer E-Mail-Kampagnen auftreten können, sowie bewährte Verfahren, damit Ihre Automatisierungen reibungslos laufen.

1. Reihenfolge des E-Mail-Versands

Die Reihenfolge der E-Mails in einer Kampagne folgt einer von oben nach unten verlaufenden Logik: Die E-Mail ganz oben wird zuerst versendet. Bitte beachten Sie jedoch, wie sich neue E-Mails verhalten, bevor sie aktiviert werden.

Wenn Sie einer Kampagne eine neue E-Mail hinzufügen, erscheint sie oben in der Liste, solange sie inaktiv ist (gekennzeichnet durch einen grauen Punkt). Da ihr eine spezifische "Senden nach"-Anweisung fehlt, wird sie nicht in die chronologische Abfolge der Kampagne integriert.

2. Hinzufügen einer neuen E-Mail zu einer aktiven Sequenz

Wenn Sie eine neue E-Mail am Anfang oder in der Mitte einer Sequenz einfügen, erhalten sie nur Kontakte, die diesen Schritt noch nicht erreicht haben.

Kontakte, die diesen Punkt in der Sequenz bereits passiert haben, erhalten die neue E-Mail nicht rückwirkend.

Beispiel-Szenario:

Betrachten Sie die folgende Sequenzlogik:

• "E-Mail 1" wurde zuerst an 2 Kontakte gesendet.
• Sie fügen dann eine "Neue E-Mail" an zweiter Stelle ein.

Wesentliche Erkenntnisse:

• Kontakte, die sich derzeit im vorherigen Schritt befinden, erhalten als Nächstes die "Neue E-Mail".
• Kontakte, die bereits weiter fortgeschritten sind (und "E-Mail 2" bereits erhalten haben), erhalten die eingefügte E-Mail nicht.

Kurz gesagt: Eine eingefügte E-Mail wird nur an Kontakte zugestellt, die diesen bestimmten Abschnitt der Kampagne noch nicht erreicht haben.

3. Hinzufügen einer E-Mail zum letzten Schritt einer Kampagne

Wenn Sie eine E-Mail als allerletzten Schritt hinzufügen, wird sie an alle Kontakte gesendet, die weiterhin in der Kampagne angemeldet sind.

Hinweis: Selbst nachdem ein Kontakt die letzte E-Mail einer Sequenz erhalten hat, bleibt er für diese Kampagne "angemeldet", sofern er nicht ausdrücklich entfernt wird. Daher löst das Hinzufügen eines neuen letzten Schritts eine Zustellung für diese bestehenden Kontakte aus.

4. Wie Verzögerungen für neu hinzugefügte E-Mails funktionieren

Beim Hinzufügen einer E-Mail in die Mitte oder ans Ende einer Sequenz ist es wichtig zu verstehen, wie das System Verzögerungen zwischen E-Mails berechnet.

Beispiel:

Ihre Kampagne hat derzeit 2 E-Mails:

• E-Mail 1: Wird 5 Minuten nach der Anmeldung gesendet.
• E-Mail 2: Wird 24 Stunden nach der ersten E-Mail gesendet.

Ein Kontakt meldet sich am 01.01.2025 um 10:00 Uhr an.

• Er erhält E-Mail 1 um 10:05 Uhr.
• Er erhält E-Mail 2 am 02.01.2025 um 10:05 Uhr.

Am 15.01.2025 fügen Sie E-Mail 3 hinzu, die 24 Stunden nach der vorherigen E-Mail gesendet werden soll.

In diesem Fall wird E-Mail 3 für Kontakte, die E-Mail 2 bereits erhalten haben, sofort versendet.

Warum? Weil die 24-Stunden-Verzögerung vom Datum des Empfangs der letzten E-Mail (2. Januar) berechnet wird, nicht vom Datum, an dem Sie die neue E-Mail zum System hinzugefügt haben (15. Januar). Da seit dem 2. Januar mehr als 24 Stunden vergangen sind, ist die Bedingung sofort erfüllt.

Behalten Sie stets im Hinterkopf, dass Zustellverzögerungen von der tatsächlichen Progression des Kontakts durch die Sequenz abhängen und nicht vom Zeitpunkt der Erstellung der E-Mail.

5. Bedingungen und Zeitplanung für den E-Mail-Versand

Alle konfigurierten Bedingungen müssen erfüllt sein, bevor eine Kampagnen-E-Mail gesendet wird. Wenn eine Bedingung nicht sofort erfüllt ist, wird der Versand der E-Mail bis zum nächsten verfügbaren Zeitfenster verzögert.

Sie können bis zu drei spezifische Parameter konfigurieren:

Planungsoptionen:

1. Verzögerung festlegen

   Wählen Sie das Zeitintervall zwischen den E-Mails in der Sequenz (Tage, Stunden oder Minuten).

2. Bestimmte Uhrzeit auswählen

   Geben Sie die genaue Uhrzeit des Tages an, zu der die E-Mail gesendet werden soll.

3. Versandtage wählen

   Wählen Sie aus, an welchen Wochentagen die E-Mail verschickt werden darf.

Beispiel:

Sie planen E-Mail 2 mit diesen Bedingungen:

• Gesendet 2 Tage nach E-Mail 1
• Um 10:00 Uhr
• Nur Montag bis Freitag

Wenn E-Mail 1 an einem Donnerstag um 15:00 Uhr gesendet wurde:

• Die 2-tägige Verzögerung verschiebt den geplanten Versand auf Samstag um 15:00 Uhr.
• Da die E-Mail jedoch auf Werktage beschränkt ist und ein Uhrzeitfenster von 10:00 Uhr eingestellt ist, wird sie bis zum folgenden Montag um 10:00 Uhr verzögert.

6. Ändern von Bedingungen in einer aktiven Kampagne

Es ist wichtig zu verstehen, wie sich Änderungen an Einstellungen auf Kontakte auswirken, die bereits in einer Sequenz angemeldet sind.

• Szenario: Kontakte sind derzeit angemeldet und haben bereits einige E-Mails erhalten.
• Aktion: Sie ändern die Versandbedingungen für zukünftige E-Mails in dieser Sequenz.

Das Ergebnis:

• Neue Bedingungen gelten nur für neue Kontakte, die sich nach dem Speichern der Änderungen für die Kampagne anmelden.
• Bestehende Kontakte, die sich bereits in der Sequenz befinden, erhalten weiterhin E-Mails basierend auf den ursprünglichen Bedingungen, die galten, als sie sich erstmals angemeldet haben.

Pro-Tipp: Denken Sie an eine Kampagne wie an einen Zug auf Schienen. Jeder "Waggon" (Kontakt) folgt der Streckenführung, die bestand, als er seine Reise begann. Eine Änderung der Streckenführung mitten in der Fahrt lenkt die bereits fahrenden Waggons nicht um; nur neue Waggons folgen dem neuen Weg.

Vergleichsbeispiel:

Ursprüngliche Kampagne:

Anwenden einer Änderung:

Sie haben E-Mail 3 von Freitag auf Samstag um 15:00 Uhr geändert.

Auswirkung:

• Bestehende Kontakte: Die bereits in der Kampagne befindlichen 200 Kontakte werden nicht betroffen sein. Sie erhalten E-Mail 3 weiterhin am Freitag um 15:00 Uhr.
• Neue Kontakte: Jeder Kontakt, der sich nach der Änderung anmeldet, erhält E-Mail 3 am Samstag um 15:00 Uhr.

7. Deaktivieren und Reaktivieren von E-Mails

Seien Sie vorsichtig beim Reaktivieren von Kampagnen-E-Mails

Wenn Sie alle E-Mails in einer Kampagne deaktivieren, während Kontakte noch angemeldet sind, führt das Reaktivieren dieser E-Mails dazu, dass sie erneut an alle aktuell angemeldeten Kontakte gesendet werden, auch wenn diese sie bereits zuvor erhalten haben.

Um doppelte E-Mails zu vermeiden, die Ihren Absenderruf schädigen und zu Spam-Beschwerden führen können, empfehlen wir, stattdessen eine neue Kampagne zu erstellen, anstatt alte E-Mails für bestehende Kontakte zu reaktivieren.

Beste Praktiken:

• Deaktivieren Sie eine E-Mail nur, wenn Sie sicher sind, dass sie nie wieder gesendet werden soll.
• Wenn Sie wesentliche Änderungen an einer aktiven Sequenz vornehmen müssen, ist es sicherer, eine neue Kampagne mit den aktualisierten Inhalten zu erstellen.

8. Kontakte, die abbestellt sind, aber noch angemeldet sind

Wenn sich ein Kontakt von Marketing-E-Mails abbestellt (Newsletter, Kampagnen usw.) oder aufgrund eines Bounces nicht erreichbar wird, entfernt systeme.io ihn nicht automatisch aus der Kampagne.

Das bedeutet:

• Der Kontakt bleibt in der Kampagne angemeldet.
• Er setzt seine Fortschritte durch die Sequenz gemäß den festgelegten Verzögerungen und Bedingungen fort.
• Er erhält die E-Mails einfach nicht, solange sein Status "Abbestellt" oder "Unzustellbar" ist.

Wenn sich der Status des Kontakts später wieder auf "Abonniert" ändert:

• Setzt er das Empfangen von E-Mails an der Stelle fort, an der er sich in der Timeline befindet.

Zusammenfassend: Eine Kampagnensequenz pausiert niemals, auch wenn der Kontakt vorübergehend nicht in der Lage ist, die Nachrichten zu empfangen.

Abschließender Tipp für bessere Zustellbarkeit:

E-Mail-Elemente wie komplexes HTML, zu viele Schriftarten, große Bilder und zu viele Emojis können das "Gewicht" Ihrer E-Mail erhöhen. Große oder übermäßig komplexe E-Mails werden eher von Spamfiltern markiert oder von empfangenden Servern abgewiesen.

Um Ihre Reichweite zu maximieren, halten Sie Ihre E-Mails sauber, leichtgewichtig und konzentriert auf klare, relevante Inhalte. Das erhöht die Chance, direkt im Posteingang Ihrer Abonnenten zu landen.