So verwalten Sie Ihre Kalenderbuchungen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie alle Buchungen über Ihre systeme.io Kalender verwalten.

Was Sie benötigen:

1. Zugriff auf Ihre Kalenderbuchungen

Um zu beginnen, gehen Sie zur Menüleiste, klicken Sie CRM, und wählen Sie Kalender (1).

Sobald Sie sich im Kalender-Dashboard befinden, klicken Sie auf den Reiter Buchungen (2).

2. Übersicht der Buchungen-Registerkarte

Die Registerkarte Buchungen bietet eine vollständige Liste aller bevorstehenden und vergangenen Buchungen. Dies ist Ihr zentraler Bereich zur Verwaltung aller Termine, die Kunden oder Gäste über Ihre Kalender gebucht haben.

Über diese Oberfläche können Sie spezifische Details zu jeder Buchung einsehen:

  • Name des Events (1): Der Name, den Sie bei der Erstellung des Kalenderereignisses festgelegt haben.
  • Datum (2): Der genaue Tag, für den der Eingeladene den Termin gebucht hat.
  • Zeit (3): Die genaue Uhrzeit, zu der die Buchung beginnt.
  • Dauer des Events (4): Die Dauer des Events, die Sie bei der Erstellung des Events konfiguriert haben.
  • Status (5): Zeigt den aktuellen Zustand der Buchung an:
    • Geplant: Die Buchung ist bestätigt und für ein zukünftiges Datum geplant.
    • Vergangenheit: Das geplante Datum und die Uhrzeit des Events sind bereits vergangen.
    • Storniert: Die Buchung wurde entweder von Ihnen oder vom Gast storniert.
    • Neu terminiert: Die ursprüngliche Zeit der Buchung wurde auf ein neues Datum oder eine neue Uhrzeit verschoben.
    • Bevorstehend: Die Buchung findet in Kürze statt.
  • Zahlung (6): Zeigt den Zahlungsstatus der Buchung an. Es wird "Kostenlos" für nicht bezahlte Ereignisse oder "Abgeschlossen" für bezahlte Buchungen angezeigt.
  • Veranstaltungstyp (7): Gibt an, ob es sich bei der Buchung um ein Individuelles Event (eins-zu-eins) oder ein Gruppen Event handelt.
  • Eingeladene Person (8): Der Name des Kunden oder Gastes, der den Termin gebucht hat (ein Klick auf den Namen öffnet dessen Kontaktseite, auf der Sie die Details einsehen können).

Um bestimmte Buchungen leichter zu finden oder Ihre Ansicht zu organisieren, können Sie die Filteroptionen oben rechts in der Buchungsliste verwenden. Sobald Sie Ihre gewünschten Kriterien festgelegt haben, klicken Sie einfach auf die blaue Schaltfläche, um sie anzuwenden.

Sie können Ihre Liste mit den folgenden Filtern eingrenzen:

  • Event-Name (9): Filtern Sie Ihre Liste, um nur Buchungen für ein bestimmtes von Ihnen erstelltes Events anzuzeigen.
  • Status (10): Filtern Sie Ihre Buchungen nach ihrem aktuellen Zustand (z.B. Geplant, Vergangenheit, Storniert, Neu terminiert oder Bevorstehend), wie oben unter Punkt 5 beschrieben.
  • Benutzerdefinierter Bereich (11): Filtern Sie Buchungen nach einem bestimmten Datum oder Zeitraum. Wenn Sie diese Option anklicken, öffnet sich ein Kalender, in dem Sie einen benutzerdefinierten Datumsbereich auswählen oder die Schnellwahl-Schaltflächen auf der rechten Seite verwenden können (z. B. Letzte 30 Tage, Dieser Monat, Letzter Monat oder Alle Zeiten).

3. Verwalten Ihrer Buchungen

Um eine bestimmte Buchung zu verwalten, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (...). Ein Dropdown-Menü erscheint, mit dem Sie die folgenden Aktionen ausführen können:

a. Buchung umplanen: Mit dieser Option können Sie die Buchung verschieben.

Ein Kalenderfenster wird angezeigt, in dem Sie ein neues gewünschtes Datum und eine neue Uhrzeit für das Treffen auswählen können. Sobald Sie den neuen Termin ausgewählt haben, klicken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu bestätigen.

Hinweise:

  • Sobald die Änderungen bestätigt sind, erhalten sowohl Sie als auch der Eingeladene eine E-Mail mit den neuen Details der verschobenen Buchung.
  • Wenn eine Buchung verschoben wird, werden Erinnerungs-E-Mails (24h und 1h vorher) basierend auf dem neuen Zeitplan automatisch aktualisiert und versendet, auch wenn Erinnerungen bereits für die ursprüngliche Zeit verschickt wurden.

b. Buchung stornieren: Mit dieser Option können Sie die Buchung stornieren. Ein Bestätigungs-Popup erscheint und fordert Sie auf, auf Bestätigen zu klicken, um die Stornierung abzuschließen.

Hinweis: Sobald Sie bestätigen, erhalten sowohl Sie als auch der Eingeladene eine E-Mail, die Sie über die Stornierung informiert.

Hinweise:

  • Stornierte Buchungen können nicht geändert oder verschoben werden. Sobald eine Buchung storniert wurde, ist die Option „Verschieben“ nicht mehr verfügbar.
  • Stornierte oder vergangene Buchungen können aus der Buchungsliste gelöscht werden.

Für weitere Details zum Verschieben oder Stornieren von Buchungen lesen Sie den folgenden Hilfeartikel: Wie Sie Kalenderbuchungen verschieben oder stornieren.

c. Buchungsdetails: Mit dieser Option wird ein Popup-Fenster mit den Buchungsdetails geöffnet.

Dies zeigt alle wichtigen Informationen zu dieser speziellen Buchung an, einschließlich:

  • Der Name des Events (1)

  • Die Uhrzeit des Events (2)

  • Die Dauer des Events (3)

  • Veranstaltungsort (4)

  • Der Zahlungsstatus der Buchung (5)

  • Der Name des Eingeladenen (6)

Hinweis zu Gruppenveranstaltungen: Als Gastgeber können Sie in Ihren Buchungsdetails jederzeit die vollständige Liste der angemeldeten Teilnehmer einsehen. Zum Schutz der Privatsphäre Ihrer Kunden werden den Teilnehmern jedoch in ihren Buchungsbestätigungs-E-Mails keine Namen der anderen Teilnehmer angezeigt.

  • Benutzerdefinierte Fragen, die Sie möglicherweise hinzugefügt haben (7)

Hinweis: Wenn Sie Ihren Kalender integriert haben (z. B. Google Calendar), wird das Ereignis automatisch aktualisiert oder entfernt, um die Verschiebung oder Stornierung widerzuspiegeln.

Sie haben nun alle Schritte zur Nutzung der Kalenderfunktion abgeschlossen. Um den gesamten Prozess von Anfang an noch einmal durchzugehen, beginnen Sie mit dieser Hilfeseite: So verwenden Sie die Buchungskalender-Funktion auf systeme.io.