So richten Sie Ihre Kalender-Events ein

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Kalender-Events in systeme.io erstellen und konfigurieren, um Buchungen zu akzeptieren.

1. Zugriff auf Ihren Kalender

Um zu beginnen, gehen Sie zur Menüleiste, klicken Sie CRM, und wählen Sie Kalender (1).

Die Registerkarte Events zeigt alle von Ihnen erstellten Events an. Sie können diese anzeigen und neue erstellen (z. B. eine kostenlose Beratung oder eine technische Sitzung).

2. Erstellen eines Events

Um ein Event zu erstellen, klicken Sie im Events-Reiter auf Neues Event erstellen (2). Ein Popup-Fenster erscheint und fordert Sie auf, den Eventtyp auszuwählen (3):

a. Individuelles Event: Jeder Zeitslot kann von einer einzelnen Person gebucht werden. Ideal für 1:1-Coaching, Beratungsgespräche und Kennenlerngespräche.

b. Gruppenevent: Mehrere Personen können denselben Zeitslot buchen. Ideal für Live-Webinare, Gruppenworkshops und Online-Kurse.

Wählen Sie die Option, die Ihren Bedürfnissen entspricht, und klicken Sie auf Confirm (4), um fortzufahren.

3. Event-Details

Nachdem Sie Ihre Auswahl bestätigt haben, werden Sie zur Seite mit den Event-Einstellungen weitergeleitet, wo Sie die Details Ihres Events konfigurieren können:

a. Event Name (5): Der Name Ihres Events (Beispiel: Kostenlose Beratung).

Wie Ihre Kunden es in ihrem Kalender sehen werden:


b. Host-Name (6): Der Name des Gastgebers des Events wird ebenfalls in Ihrem Kalender angezeigt.

Wie Ihre Kunden es in ihrem Kalender sehen werden:


c. Dauer des Events (7): Die Dauer Ihres Events, die ebenfalls in Ihrem Kalender angezeigt wird.

Wie Ihre Kunden es in ihrem Kalender sehen werden:

d. Gastgeber-Foto (8): Standardmäßig wird Ihr Profilbild verwendet, kann jedoch angepasst werden. Dieses Foto erscheint in Ihrem Kalender.

Wie Ihre Kunden es in ihrem Kalender sehen werden:

e. Benutzerdefiniertes Logo (9): Das benutzerdefinierte Logo, das Sie beim Erstellen eines Kalendereintrags hochladen, erscheint in allen E-Mails, die von diesem Kalender gesendet werden, anstelle des standardmäßigen systeme.io-Logos. Dies umfasst:

    • Bestätigung der Event-Anmeldung
    • Terminerinnerungen
    • Andere Kalender-Benachrichtigungs-E-Mails

So sieht es in den E-Mails aus, die nach einer Buchung an Ihre Kunden gesendet werden:

f. Standorteinstellungen (10)

Sie können aus drei Standorttypen wählen: Online-Meeting, Telefon und Persönlich.

  • Online-Meeting: Wählen Sie eine unterstützte Integration (derzeit Zoom oder Google Meet) (11) oder geben Sie einen externen Meeting-Link ein (12). Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Hinweise:

  1. Wenn Sie Zoom oder Google Meet verwenden, stellen Sie sicher, dass die Integration zuvor eingerichtet ist. Für eine schrittweise Anleitung verweisen Sie auf:
  1. Beim Erstellen eines Group Events werden Sie aufgefordert, die maximale Teilnehmerzahl festzulegen (13). Diese Zahl darf nicht höher sein als das von dem externen Tool unterstützte Limit, das Sie für das Meeting verwenden.

  • Telefon: Geben Sie Ihre Telefonnummer ein (14). Das Meeting findet telefonisch statt.

  • Persönlich: Geben Sie eine physische Adresse und eine Telefonnummer ein (15).

Sie können mehrere Standortoptionen für ein einzelnes Event anbieten (z. B. Anruf und persönliches Treffen). Der Teilnehmer kann seine bevorzugte Methode wählen.

g. Event description

Fügen Sie eine kurze Beschreibung des Events hinzu. Sie wird auf Ihrer Buchungsseite angezeigt. Sie können Ihre Beschreibung mithilfe des Bearbeitungsmenüs oben im Textfeld formatieren und anpassen.

Wie Ihre Kunden es in ihrem Kalender sehen werden:

h. Google Kalender

Aktivieren Sie diese Option, um gebuchte Termine automatisch zu Ihrem Google Kalender hinzuzufügen. Sie können auswählen, in welchen konkreten Google Kalender die Buchungen gespeichert werden sollen; so können Sie Ihre Events über verschiedene Kalender organisieren, anstatt nur Ihren Standardkalender zu verwenden. Wählen Sie einfach den gewünschten Kalender aus dem Dropdown-Menü aus.

Wenn jemand bucht, erscheint die Buchung automatisch in Ihrem Google Calendar.

Hinweise:

  • Die Google Kalender-Option erscheint nur, nachdem Sie Google erfolgreich mit Ihrem systeme.io-Konto verbunden haben. Um zu erfahren, wie das geht, lesen Sie diese Seite: Wie Sie Google Kalender mit systeme.io integrieren.
  • Die E-Mail-Adresse, die Eingeladenen als Meeting-Host angezeigt wird, stammt aus dem Google Calendar, den Sie auswählen; wenn keine Google-Integration verbunden ist, wird die E-Mail-Adresse Ihres systeme.io-Kontos verwendet.

4. Festlegen Ihrer Verfügbarkeit

a. Optionen für den Datumsbereich

Teilnehmer können Termine buchen:

  • Unbefristet in die Zukunft (16): Mit dieser Option können Teilnehmer zu beliebigen Zeitpunkten in der Zukunft einen Slot buchen, ohne ein spezifisches Enddatum. Dies ist ideal für fortlaufende Events, die keine wiederholten Aktualisierungen des Datumsbereichs erfordern.
  • Tage in die Zukunft (17): Begrenzen Sie, wie weit im Voraus Teilnehmer buchen können (z. B. 30, 60 oder 90 Tage ab heute). Der Kalender zeigt automatisch verfügbare Slots basierend auf der gewählten Anzahl von Tagen an und aktualisiert sich täglich ohne manuelle Änderungen.
  • Innerhalb eines Datumsbereichs (18): Wählen Sie manuell ein Start- und Enddatum aus, in dem Ihr Event verfügbar ist.

b. Mindestkündigungsfrist (19)

Legen Sie fest, wie frühzeitig Teilnehmer buchen müssen. Zum Beispiel erfordert „2 Stunden“, dass Buchungen mindestens 2 Stunden vor Beginn des Meetings erfolgen.

c. Stornierungsfrist (20)

Bestimmen Sie, wie kurz vor dem Beginn Teilnehmer noch stornieren dürfen. „0 Stunden“ erlaubt Stornierungen bis zum Beginn des Meetings, während „24 Stunden“ Last-Minute-Stornierungen verhindert.

d. Verfügbare Stunden/Zeiten (21)

Sie können die Verfügbarkeit manuell festlegen oder Ihre globalen Verfügbarkeitseinstellungen verwenden, indem Sie die Option Globale Verfügbarkeit nutzen aktivieren.

Hinweis: Um die globale Verfügbarkeit zu nutzen, müssen Sie zuerst Ihre Einstellungen im Verfügbarkeits-Tab konfigurieren.

e. Wöchentliche Verfügbarkeit (22)

Sie können Ihre Verfügbarkeit für dieses spezifische Event konfigurieren.

  • Wöchentliche Verfügbarkeit: Legen Sie Standard-Zeitslots für jeden Wochentag fest (22). Falls nötig, können Sie für denselben Tag auch mehrere Zeitfenster definieren (23).

  • Datumsspezifische Verfügbarkeit: Verwenden Sie diese Funktion, um bestimmte Daten hinzuzufügen, an denen Sie verfügbar sind und die Ihren regulären Wochenplan überschreiben. Dies ist nützlich, um zusätzliche Verfügbarkeit an Tagen anzubieten, an denen Sie normalerweise nicht verfügbar sind, oder für besondere einmalige Slots.

Klicken Sie auf + Neues Datum hinzufügen (24) und dann auf das Kalendersymbol (25), um spezifische Daten und Zeiten auszuwählen, an denen Sie für Buchungen verfügbar sein möchten.

5. Erweiterte Einstellungen

Der Bereich der erweiterten Einstellungen ermöglicht es Ihnen, spezifische Einschränkungen für Ihr Event festzulegen:

a. Startzeit-Abstufungen (26): Legen Sie fest, wie häufig Zeitfenster erscheinen (z. B. alle 15 Minuten).

b. Tageslimit (27): Maximale Anzahl an Buchungen pro Tag.

c. Pufferzeit (28): Zeit, die vor oder nach jeder Buchung hinzugefügt wird, um Back-to-Back-Termine zu vermeiden.

d. Zeitzonenanzeige (29): Wählen Sie, ob die Terminzeit in der Zeitzone des Gastgebers oder des Teilnehmers angezeigt wird.

Nächster Schritt: Nachdem die grundlegenden Details und die Verfügbarkeit Ihres Events festgelegt wurden, besteht der nächste Schritt darin, Ihren Kalender zu einer Funnel-Seite hinzuzufügen. Sie können lernen, wie das für Kostenlose Buchungen oder Bezahlte Buchungen funktioniert.