Wesentliche Schritte für einen erfolgreichen Kontaktimport

Lernen Sie die wesentlichen Schritte kennen, um Ihre Kontakte von einem externen Autoresponder zu systeme.io zu übertragen, während Sie technische, rechtliche (DSGVO) und marketingbezogene Best Practices einhalten, um eine reibungslose und sichere Migration zu gewährleisten.

1. Vorbereitung und Prüfung Ihrer bestehenden Liste

Eine gut vorbereitete Kontaktliste ist entscheidend für eine erfolgreiche Migration. Beginnen Sie mit diesen Schritten:

• Exportieren Sie Ihre Kontakte aus Ihrem vorherigen Autoresponder (im CSV-Format).

• Überprüfen Sie die verfügbaren Daten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Status (angemeldet/abgemeldet), Registrierungsdatum, Interaktionsverlauf, Tags usw.

• Segmentieren Sie Ihre Kontakte basierend auf dem Engagement-Level (aktiv/inaktiv), um veraltete oder nicht ansprechbare Adressen nicht zu importieren.

2. Bereinigen Sie Ihre Liste vor dem Import

Nachdem Ihre Liste sortiert ist, ist es wichtig, die Qualität der E-Mail-Adressen sicherzustellen.

Best Practices, denen Sie folgen sollten:

• Entfernen Sie Duplikate, ungültige oder inaktive E-Mail-Adressen.

• Verwenden Sie die Filter Ihres alten Tools, um Kontakte zu sortieren. Falls nicht verfügbar, nutzen Sie einen E-Mail-Verifizierungsdienst (z.B. NeverBounce oder ZeroBounce), um risikoreiche Adressen (Hard Bounces, Spamfallen) zu identifizieren.

• Bewahren Sie Opt-in-Nachweise auf, die für Compliance-Prüfungen erforderlich sein könnten.

• Respektieren Sie den Kontaktstatus: Reaktivieren Sie keine abgemeldeten oder inaktiven Benutzer.

• Stellen Sie sicher, dass Tags und Segmente korrekt zugewiesen sind.

Hinweis: Sie können abgemeldete Kontakte in systeme.io importieren, sofern Sie ihnen den Status "Abgemeldet" zuweisen. Diese Kontakte erhalten keine Kommunikation von Ihnen.

So gehen Sie vor:

• Wählen Sie die entsprechenden Kontakte aus.

• Klicken Sie auf Mehr Aktionen.

• Wählen Sie Von Marketing-E-Mails abmelden.

Importieren Sie nur Kontakte, die ausdrücklich zugestimmt haben, Ihre E-Mails zu erhalten. Dies ist zwingend erforderlich für die Einhaltung der DSGVO und um eine gute Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu gewährleisten.

3. Importe von Kursteilnehmern (Kurskontakte)

Wenn Sie Studierende importieren möchten, die sich in Ihre Kurse eingeschrieben haben, aber eine Weile keine E-Mails von Ihnen erhalten haben:

• Planen Sie einen schrittweisen Import, um Massenbounces zu vermeiden.

• Beachten Sie, dass eine automatische E-Mail versendet wird, sobald ein Student zu einem Kurs in systeme.io hinzugefügt wird (mit dem Link, um auf den Mitgliederbereich zuzugreifen).

4. Segmentieren Sie Ihre Kontaktlisten

Die Segmentierung besteht darin, Ihre Kontakte in homogene Gruppen nach spezifischen Kriterien einzuteilen: Interessen, Alter, Standort, Kaufverhalten oder Engagement-Level. Durch die Segmentierung Ihrer Listen können Sie gezieltere und personalisierte Nachrichten versenden, was die Öffnungs-, Klick- und Konversionsraten erhöht.

Tipp: Beginnen Sie mit einfachen Segmenten wie "aktive Kunden" und "inaktive Interessenten", und verfeinern Sie dann Ihre Kategorien basierend auf Interaktionen und Vorlieben.

Es gibt kostenlose Onlinetools, mit denen Sie dies schnell und automatisch tun können, zum Beispiel:

• MightyMerge – Split CSV Files

• Chintan Vekariya – Split CSV

5. Richten Sie Ihren neuen Autoresponder ein

Bevor Sie Ihre Kontakte in systeme.io importieren:

• Reproduzieren Sie Ihre Listen, Segmente und Tags, die mit denen Ihres vorherigen Tools übereinstimmen.

• Richten Sie die E-Mail-Authentifizierung ein: SPF, DKIM und DMARC-Einträge auf Ihrer Domain.

• Erstellen Sie ein Konto bei Google Postmaster Tools, um Ihren Absender-Ruf zu überwachen.

6. Importieren Sie Ihre Kontakte

• Importieren Sie nur bereinigte Dateien.

• Respektieren Sie den Kontaktstatus (aktivieren Sie keine abgemeldeten oder inaktiven Benutzer).

• Überprüfen Sie doppelt, dass Tags und Segmente korrekt angewendet werden.

7. E-Mail-Adresse oder Domain aufwärmen

Beim Wechsel des E-Mail-Anbieters müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse/Domain aufwärmen. Dies hilft den E-Mail-Anbietern (Gmail, Outlook usw.), sich an Ihre Sendegewohnheiten zu gewöhnen und das Risiko zu verringern, im Spam zu landen.

Siehe unsere Hilfeseite zum Aufwärmen Ihrer E-Mails für weitere Details.

Best Practices:

• Beginnen Sie mit Ihren am stärksten engagierten Kontakten.

• Erhöhen Sie schrittweise Ihr tägliches E-Mail-Volumen.

• Überwachen Sie wichtige Kennzahlen (Öffnungsrate, Bounce-Rate, Spam-Berichte usw.).

8. Testen und Überwachung nach der Migration

• Führen Sie Testkampagnen an kleinen Segmenten durch.

• Analysieren Sie Öffnungs-, Klick-, Bounce- und Spamraten.

• Passen Sie bei Bedarf Ihren Inhalt und Ihre Frequenz an.

9. Reaktivierung und fortlaufende Listenbereinigung

• Starten Sie Re-Engagement-Kampagnen für inaktive Kontakte.

• Löschen Sie regelmäßig nicht ansprechbare Kontakte, um eine gesunde Liste zu erhalten.

10. Compliance und Dokumentation

• Führen Sie Import-/Exportprotokolle und Opt-in-Einwilligungsaufzeichnungen.

• Aktualisieren Sie bei Bedarf Ihre Datenschutzrichtlinie und informieren Sie Ihre Nutzer entsprechend.

Beispiel für einen Aufwärmplan (für Listen mit mehr als 5000 Kontakten):

Das Aufwärmen ist ein kritischer Schritt, um Ihre Zustellbarkeit nach der Migration zu erhalten.

Ziel: Vermeiden Sie Spamfilter, indem Sie mit Ihren am stärksten reagierenden Kontakten beginnen.

Plan über 7 bis 14 Tage:

• Tag 1–2: Senden Sie an 500 hoch engagierte Kontakte (Geöffnet/Geklickt in den letzten 30 Tagen).

• Tag 3–4: Erhöhen Sie auf 900 sehr engagierte Kontakte.

• Tag 5–6: Erhöhen Sie auf 1500, einschließlich halb-engagierter Kontakte (Geöffnet innerhalb 60 Tage).

• Tag 7–9: Erhöhen Sie auf 2500-4000, einschließlich moderat aktiver Kontakte.

• Tag 10–14: Senden Sie an die gesamte Liste, ausgenommen langzeit-inaktive Kontakte.

Hier ist ein weiteres Format zum Aufwärmen:

11. Best Practices während der Aufwärmphase

a. Beginnen Sie mit Ihren am stärksten engagierten Kontakten

• Dies sendet ein positives Signal an Internetdienstanbieter (ISPs), dank hoher Öffnungs- und Klickraten.

• Verwenden Sie dynamische Segmente wie: geöffnet/geklikt in den letzten 30, 60 oder 90 Tagen.

b. Erstellen Sie hochwertige E-Mail-Inhalte

• Verwenden Sie personalisierte und ansprechende Betreffzeilen.

• Fügen Sie klare, nachvollziehbare und relevante Links hinzu.

• Vermeiden Sie Elemente, die Spamfilter auslösen können:

• Übermäßiger Gebrauch von GROSSBUCHSTABEN

• Zu gut, um wahr zu sein Angebote

• Unnötige Anhänge

• Sonderzeichen oder Symbole in Betreffzeilen

c. Überwachen Sie wichtige Leistungsindikatoren

• Öffnungsrate: > 20% = gut

• Klickraten: > 2% = akzeptabel (variiert je nach Inhalt)

• Absprungrate: < 2%

• Spam-Beschwerderate: < 0,1%

d. Entfernen Sie problematische Adressen

Entfernen Sie Kontakte, die kein Engagement zeigen (keine Öffnungen oder Klicks in über 6 Monaten).

In systeme.io können Sie Ihre Kontaktliste auf zwei Arten bereinigen:

• Manuell

• Automatisch

e. Authentifizieren Sie Ihre E-Mails

• Stellen Sie sicher, dass Ihre SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge korrekt für Ihre Domain eingestellt sind.

• Verwenden Sie eine dedizierte Absenderadresse (z.B., news@yourbusiness.com), um Ihre Absenderreputation zu verbessern.

12. Bonus: empfohlene Tools

• E-Mail-Validierung: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce

• Zustellbarkeit Überwachung: GlockApps, Mail-Tester, Google Postmaster Tools