Wie man Spam-Beschwerden verringert

Spam-Beschwerden sind eines der wichtigsten Signale, die E-Mail-Anbieter wie Gmail, Outlook oder Yahoo berücksichtigen.

Eine Beschwerde tritt auf, wenn ein Empfänger eine E-Mail als unerwünscht betrachtet und sie als Spam meldet. Selbst wenn Ihre E-Mail an jemanden gesendet wurde, der ursprünglich zugestimmt hat, Ihre Mitteilungen zu erhalten, kann eine hohe Anzahl an Beschwerden Ihren Absender-Ruf verschlechtern und in manchen Fällen die Zustellbarkeit Ihrer zukünftigen E-Mails beeinträchtigen.

Schauen wir uns die 20 besten Praktiken an, die Sie befolgen sollten, um Ihre E-Mail-Zustellbarkeit zu schützen und das Risiko von Spam-Beschwerden zu verringern.

1. Senden Sie nur an Kontakte, die erwarten, Ihre E-Mails zu erhalten

Die häufigste Ursache für eine Beschwerde ist oft einfach: Der Empfänger erwartet die E-Mail nicht.

Fragen Sie sich vor dem Versenden einer Kampagne:

• Hat die Person tatsächlich darum gebeten, meine E-Mails zu erhalten?

• Wissen sie, warum sie diese E-Mail erhalten?

• Entspricht der Inhalt dem, dem sie zugestimmt haben?

• Ist meine Identität leicht erkennbar?

• Ist klar, wie sie sich abmelden können?

Beispiel: Eine Person lädt ein E-Book mit dem Titel "10 Tipps zur Verbesserung Ihres SEO" herunter. Sie stimmt zu, dieses E-Book zu erhalten, aber einige Tage später erhält sie eine intensive E-Mail-Serie, die einen Handelstraining-Kurs verkauft.

Selbst wenn sie technisch gesehen ihre E-Mail-Adresse angegeben haben, könnten sie diese Nachrichten als unerwünscht betrachten und als Spam melden.

Die Zustimmung muss daher im Einklang mit den tatsächlich gesendeten Mitteilungen stehen.

2. Unterschiedliche Szenarien der Kontaktakquise

Nicht alle Kontaktlisten bergen dasselbe Risiko:

a. Freiwillige Anmeldung zu einem Newsletter

Der Kontakt gibt freiwillig seine Adresse ein, um Ihren Newsletter zu erhalten.

Risiko: Gering, vorausgesetzt, die E-Mails entsprechen dem, was bei der Anmeldung versprochen wurde.

b. Anmeldung über ein Formular

Der Kontakt füllt ein Formular aus, um Inhalte zu erhalten, an einer Veranstaltung teilzunehmen oder ein Angebot zu erhalten.

Beste Praxis: Erklären Sie im Formular klar, dass die Adresse möglicherweise auch benutzt wird, um Ihre Marketingkommunikationen zu erhalten, falls zutreffend.

c. Lead-Magnet

Der Kontakt gibt seine Adresse an, um ein E-Book, eine Checkliste, ein Video usw. herunterzuladen.

Das Risiko entsteht, wenn die gesammelte Adresse zum Empfangen bestimmter Inhalte danach genutzt wird, um völlig andere Marketingkommunikationen zu senden.

Beste Praxis: Geben Sie klar an, was der Kontakt nach der Anmeldung erhalten wird.

d. Import einer alten Liste

Eine alte Liste kann enthalten:

• Adressen, die ungültig geworden sind

• Kontakte, die sich nicht mehr erinnern, sich angemeldet zu haben

• Personen, die Ihre E-Mails nicht mehr erhalten möchten

• Recycelte oder aufgegebene Adressen

• Kontakte, die Ihre Mitteilungen nie tatsächlich angefordert haben

Eine alte Liste sollte nicht als gesund betrachtet werden, nur weil sie ursprünglich rechtmäßig gesammelt wurde.

e. Gekaufte Liste

Der Kauf von Listen ist eine Hauptquelle für Risiken.

Menschen auf diesen Listen haben in der Regel nicht darum gebeten, Ihre E-Mails zu erhalten, und einige Adressen könnten als Spamfallen genutzt werden, um missbräuchliche Absender zu erkennen.

Verwenden Sie niemals eine gekaufte Liste für Ihre Kampagnen.

f. Gesammelte oder gescrapte Liste

Das Sammeln von Adressen von einer Website, einem Verzeichnis, LinkedIn, sozialen Netzwerken oder einer anderen Quelle bedeutet nicht, dass diese Personen zugestimmt haben, Ihre E-Mails zu erhalten.

Eine öffentliche E-Mail-Adresse ist nicht unbedingt eine Opt-in-E-Mail-Adresse.

g. Von Dritten bereitgestellte Kontakte

Zum Beispiel durch eine Agentur, einen Partner, ein Unternehmen oder ein Verkaufsteam übermittelte Kontakte. Sie müssen erklären können:

• Wer die Kontakte gesammelt hat

• In welchem Kontext

• Wie die Kontakte zugestimmt haben, Mitteilungen zu erhalten

• Welche Firma oder Person als Absender identifiziert wurde

• Ob diese Zustimmung tatsächlich Ihre eigenen Mitteilungen abdeckt

Zustimmung, die einer Firma gegeben wurde, bedeutet nicht automatisch, dass Sie diese Liste für Ihre eigenen Mitteilungen verwenden können.

3. Vermeiden Sie plötzliche Volumenänderungen

Ein plötzlicher Verhaltenswechsel kann für E-Mail-Anbieter ein negatives Signal sein.

Beispiel, das vermieden werden sollte: Sie haben eine Liste von 50.000 Kontakten, haben aber seit mehreren Monaten nichts gesendet.

Sie kehren zurück und senden sofort 50.000 E-Mails in einer einzigen Kampagne.

Diese Praxis kann zu Folgendem führen:

• Mehr Bounces

• Mehr Beschwerden

• Erhebliche Abmeldungen

• Niedrigere Engagement-Raten

• Zustellungsbeschränkungen oder Verzögerungen

• Eine verschlechterte Domain-Reputation

Entscheiden Sie sich für eine schrittweise Wiederaufnahme und beginnen Sie mit Kontakten:

• Die zuletzt aktiv waren

• Die am engagiertesten sind

• Die kürzlich geöffnet oder geklickt haben

• Deren Adressen kürzlich gesammelt wurden.

Analysieren Sie die Ergebnisse, bevor Sie Ihr Volumen allmählich erhöhen.

4. Reaktivieren Sie nach einer langen Inaktivitätsperiode nicht sofort Ihre gesamte Liste

Eine Liste, die mehrere Monate oder Jahre inaktiv war, muss mit Vorsicht behandelt werden.

In dieser Zeit:

• Könnte sich die Adresse einiger Kontakte geändert haben

• Könnten einige Postfächer inaktiv geworden sein

• Könnten einige Kontakte vergessen haben, dass sie sich angemeldet haben

• Könnten sich die Erwartungen der Empfänger geändert haben

• Könnte Ihre Domain nicht mehr das gleiche Engagementniveau genießen

Beste Praxis:

5. Bereinigen Sie Ihre Liste vor dem Versand

Eine qualitativ hochwertige Liste trägt direkt zu einer besseren Zustellbarkeit bei. Vor einer großen Kampagne sollten Sie gezielt identifizieren:

• Ungültige Adressen

• Langjährige Hard Bounces

• Abgemeldete Kontakte

• Kontakte, die Ihre E-Mails als Spam gemeldet haben

• Langfristig inaktive Kontakte

• Adressen, die ein spezifisches Risiko darstellen

Sie können auch Tools zur Überprüfung von E-Mail-Adressen verwenden, sei es kostenlos oder kostenpflichtig, um bestimmte ungültige oder risikoreiche Adressen vor dem Versand zu identifizieren.

Ein Listenbereinigungstool verwandelt jedoch keine schlechte Liste in eine legitime Liste.

Es kann technische Probleme mit Adressen identifizieren, aber es kann nicht mit Sicherheit feststellen, ob eine Person tatsächlich zugestimmt hat, Ihre Mitteilungen zu erhalten.

6. Verwalten Sie inaktive Kontakte

Ein Kontakt, der über mehrere Monate oder Jahre keine E-Mails geöffnet hat, ist nicht unbedingt jemand, den Sie weiterhin unbegrenzt per E-Mail kontaktieren sollten.

Je mehr vollständig inaktive Kontakte eine Liste enthält, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie erleben:

• Niedriges Engagement

• Mehr Abmeldungen

• Mehr Beschwerden

• Mehr ungültige Adressen

Beste Praxis:

7. Respektieren Sie die erwartete Frequenz

Jemand, der sich für einen wöchentlichen Newsletter anmeldet, erwartet nicht unbedingt, fünf E-Mails pro Tag zu erhalten.

Eine übermäßige Frequenz kann zu Folgendem führen:

• Viele Abmeldungen

• Spam-Beschwerden

• Ein Rückgang des Engagements

Die ideale Frequenz hängt vom Kontext ab, muss aber vor allem vorhersehbar und konsistent mit dem bei der Anmeldung Angekündigten sein.

8. Vermeiden Sie plötzliche Änderungen der Frequenz

Zustellbarkeitsprobleme kommen nicht allein von hohen Volumen. Ein plötzlicher Frequenzanstieg kann Empfänger ebenfalls überraschen.

Beispiel: Sie senden 1 E-Mail pro Woche für 6 Monate, dann plötzlich 3 E-Mails pro Tag für 2 Wochen.

Selbst wenn die Kontakte legitim sind, könnten einige diese Änderung als missbräuchlich betrachten.

Eine signifikante Frequenzsteigerung muss schrittweise und gerechtfertigt sein.

9. Verwenden Sie eine klare Absender-Identität

Der Empfänger muss sofort verstehen können, wer ihm schreibt. Ihr:

• Absendername

• Absenderadresse

• Domain

• Inhalt

• Branding

müssen konsistent sein.

Vermeiden Sie häufige Änderungen Ihres Absendernamens oder Ihrer Domain, die verhindern könnten, dass Empfänger Sie erkennen.

10. Erleichtern Sie das Abmelden

Ein Empfänger, der Ihre E-Mails nicht mehr erhalten möchte, muss die Möglichkeit haben, sich leicht abzumelden. Versuchen Sie nicht, den Abmeldeprozess zu verhindern oder zu erschweren.

Ein klarer Abmelde-Button oder -Link wandelt oft ein "Ich möchte diese E-Mails nicht mehr erhalten." in ein "Ich melde mich ab." statt in ein "Ich melde diese E-Mail als Spam."

Eine Abmeldung ist in der Regel einer Spam-Beschwerde vorzuziehen.

11. Respektieren Sie Abmeldungen sofort

Wenn sich ein Kontakt abmeldet, sollten Sie ihm keine weiteren Marketingkampagnen senden. Sie sollten auch vermeiden, diese Kontakte später ohne Überprüfung ihres Status in eine neue Liste zu importieren.

Die Verwaltung von Abmeldungen sollte als Kernelement Ihrer Zustellbarkeitsstrategie betrachtet werden.

12. Achten Sie auf irreführende Inhalte und Betreffzeilen

Bestimmte Betreffzeilen können Beschwerden auslösen, selbst wenn die Liste legitim ist.

Vermeiden Sie Formulierungen, die:

• Irreführend sind

• Übermäßig alarmierend sind

• Künstlich dringend wirken

• Den Eindruck einer Systembenachrichtigung erwecken

• Bank-, Verwaltungs- oder Sicherheitskommunikationen imitieren

Beispiel, das vermieden werden sollte: "[AKTION ERFORDERLICH] Ihr Konto läuft ab", wenn das Konto des Empfängers tatsächlich nicht abläuft.

Der Inhalt der Nachricht muss mit ihrer Betreffzeile übereinstimmen.

13. Vermeiden Sie übermäßiges Clickbait

Eine Betreffzeile, die etwas verspricht, das der Inhalt nicht einhält, kann eine negative Reaktion hervorrufen.

Beispiel: "Sie haben 10.000 $ gewonnen"

wenn die E-Mail lediglich erklärt, wie man an einem Gewinnspiel teilnimmt.

Je größer die Kluft zwischen Versprechen und Inhalt, desto höher das Risiko einer Beschwerde.

14. Segmentieren Sie Ihr Publikum

Es ist nicht immer die beste Strategie, dieselbe Nachricht an Ihre gesamte Datenbank zu senden. Sie können Ihre Kontakte basierend auf:

• Ihrem Aktivitätsniveau

• Ihrem Kaufverlauf

• Ihren Interessen

• Dem Datum ihrer Anmeldung

• Ihren Interaktionen mit Ihren E-Mails

• Den Seiten oder Produkten, die sie interessieren

Relevante Inhalte, die auf ein spezifisches Segment abzielen, werden im Allgemeinen besser aufgenommen als eine generische Nachricht, die an alle gesendet wird.

15. Senden Sie nicht systematisch an Ihre gesamte Datenbank

Fragen Sie sich vor jeder Kampagne: Braucht diese Person diese E-Mail wirklich?

Wenn die Antwort nein ist, könnte es besser sein, sie nicht in die Kampagne einzubeziehen.

Eine kleinere, aber engagierte Datenbank ist im Allgemeinen besser als eine sehr große, aber inaktive.

16. Achten Sie besonders auf sensible Aktionen und Angebote

Bestimmte Arten von Angeboten können auf natürliche Weise mehr Misstrauen oder Beschwerden hervorrufen. Seien Sie besonders vorsichtig mit:

• Versprechen von schnellem Geld

• Investitionen

• Finanzielle Möglichkeiten

• Stark aggressiven Angeboten

• "Wundermethoden"

• Angeboten, die Druckverkaufstaktiken verwenden

Je mehr ein Angebot als täuschend oder aggressiv empfunden werden kann, desto wichtiger ist es, die Qualität des Inhalts, die Quelle der Kontakte und die Erwartungen, die bei der Anmeldung gesetzt wurden, zu überprüfen.

17. Verwenden Sie keine Liste aus einem anderen Geschäft erneut, ohne die Zustimmung zu überprüfen

Änderungen Ihres:

• Produkts

• Unternehmens

• Domains

• Geschäftstätigkeit

• Marke

können die Erwartungen der Kontakte verändern.

Eine Person, die sich bereit erklärt hat, Mitteilungen von Unternehmen A zu erhalten, hat nicht unbedingt zugestimmt, diese von Unternehmen B zu erhalten.

Bevor Sie eine Liste migrieren, vergewissern Sie sich, dass deren Zustimmung die neue Nutzung vollständig abdeckt.

18. Seien Sie besonders vorsichtig mit sehr alten Listen

Je älter eine Liste ist, desto mehr sollten Sie sich fragen: Möchten diese Personen immer noch meine E-Mails erhalten?

Eine Adresse, die vor mehreren Jahren gesammelt wurde, ist nicht automatisch eine gute Adresse, um heute kontaktiert zu werden. Mehrjährige Inaktivität kann auch das Risiko von:

• Hard Bounces

• Beschwerden

• Abmeldungen

• Niedrigem Engagement

19. Überwachen Sie Ihre Kennzahlen nach jeder Kampagne

Schauen Sie nicht nur auf die Anzahl der gesendeten E-Mails. Überwachen Sie speziell:

• Spam-Beschwerderate

• Absprungrate

• Hard Bounces

• Abmelderate

• Öffnungsrate, wenn diese Daten verfügbar und interpretierbar sind

• Klickrate

• Etwaige Fehler oder Einschränkungen von E-Mail-Anbietern

Das Ziel ist es, einen Rückgang bevor er signifikant wird, zu identifizieren.

20. Wenn die Beschwerden zunehmen, stoppen Sie und analysieren Sie

Wenn eine Kampagne plötzlich viel mehr Beschwerden als üblich erzeugt, vermeiden Sie es, sofort an Ihre gesamte Datenbank weiter zu senden.

Analysieren Sie:

• Die Quelle der Kontakte

• Ihr Alter auf Ihrer Liste

• Ihr Engagement-Niveau

• Den gesendeten Inhalt

• Die Betreffzeile

• Die Sendefrequenz

• Das versendete Volumen

• Neue Änderungen an Ihrer Domain oder Ihrem Geschäft

Es kann besser sein, problembelastete Segmente vorübergehend zu pausieren, anstatt weiterzusenden und die Situation zu verschlimmern.

Besondere Aufmerksamkeit für große E-Mail-Anbieter: Jeder E-Mail-Anbieter hat seine eigenen Filtermechanismen.

Eine schlechte Erfahrung mit einem Anbieter kann zu Folgendem führen:

• Mehr Nachrichten im Spam

• Verzögerungen

• Vorübergehende Sperrungen

• Eine Zunahme von Zustellungsfehlern

Es ist daher wichtig, die Trends je nach Anbieter zu überwachen, wenn die Daten verfügbar sind.

Die Bedeutung der Traffic-Qualität bei geteilten IPs:

Auf einer Infrastruktur, die geteilte IPs nutzt, können mehrere Benutzer von derselben Sendearchitektur aus senden. Das bedeutet, dass der Ruf der Infrastruktur weitgehend von der Gesamtqualität des Traffics abhängt.

Aus diesem Grund sind folgende Verhaltensweisen besonders problematisch:

• Gekaufte Listen

• Gescrapte Listen

• Plötzliche massive Volumina

• Kampagnen an sehr alte Kontakte senden

• Hohe Beschwerderaten

• Hohe Hard Bounce Raten

• Irreführende Inhalte

• Praktiken, die mit Spam vergleichbar sind.

Die beste Möglichkeit, Ihre Zustellbarkeit zu schützen, ist daher, eine gesunde Liste zu führen und nur an Empfänger zu senden, die tatsächlich erwarten, Ihre Mitteilungen zu erhalten.

Fehler, die unbedingt vermieden werden sollten:

Die goldene Regel: Stellen Sie sich vor jeder Kampagne diese fünf Fragen:

1. Warum erhält diese Person meine E-Mail?

2. Erwartet sie wirklich, diese Art von Nachricht zu erhalten?

3. Entspricht mein Inhalt dem, dem sie zugestimmt haben?

4. Ist sie noch aktiv und interessiert?

5. Kann sie leicht aufhören, meine Mitteilungen zu erhalten?

Wenn Sie diese Fragen nicht klar beantworten können, sollten Sie die Kampagne an diesen Kontakt nicht senden, bis die Situation geklärt ist.

Gute Zustellbarkeit hängt nicht allein von der technischen Konfiguration Ihrer Domain oder der Sendungsinfrastruktur ab.

Vor allem hängt sie von der Qualität der Beziehung zwischen dem Absender und den Empfängern ab.

Der beste Weg, um Spam-Beschwerden zu verringern, ist es, relevante E-Mails an Kontakte zu senden, die tatsächlich darum gebeten haben, diese zu erhalten, zu der Zeit und Häufigkeit, die sie erwarten.